Con el fin de evitar reprocesos, devoluciones y ganar en eficacia frente a la revisión jurídica de contratos y convenios, la Secretaría General, de manera comedida, presenta a ustedes algunos lineamientos que deben ser tenidos en cuenta al momento de remitir un contrato para revisión jurídica y firma del representante legal de la Universidad Católica Luis Amigó.

 

- Deben remitirse para revisión jurídica con la suficiente antelación, siempre antes del inicio de su ejecución o vigencia. Tener en cuenta tiempos, en caso de que se deban cumplir otros requisitos como corrección de las cláusulas o la subsanación que deba hacerse en algunos aspectos recomendados o aporte de otros documentos.

 

- Todo contrato o convenio debe remitirse con el formato de remisión de convenios vigente. En caso de que sea un contrato, deberá anexar formato de adjudicación de contratos debidamente diligenciado, según lo establecido en el manual interno de contratación, fotocopia de la cédula del representante legal que firma el contrato, certificado de existencia y representación de la empresa contratista, si quien firma es un apoderado designado por el representante legal, debe anexar el poder legalmente conferido. En todo caso, deberá tener el visto bueno previo de la Dirección Administrativa y Financiera, quien con su firma, certificará la disponibilidad presupuestal o la viabilidad presupuestal, y en este último caso, cuando la Universidad no sea contratante sino contratista. 

 

- Todo contrato que pague anticipos debe tener póliza o garantías de buen manejo del anticipo por el 100% del valor del mismo y de igual manera póliza de cumplimiento, calidad o estabilidad de la obra, cuando se requiera.

 

- Los contratos deben ser sumamente descriptivos en el objeto y las responsabilidades de las personas o empresas contratistas y las que asume la Universidad, valor y forma de pago, tiempo de duración, cláusulas de confidencialidad y lavado de activos, entre otros.  

 

Cuando se trate de paquetes turísticos, debe indicarse con precisión cada uno de los servicios que ofrece el contratista (transporte, alimentación, hospedaje, tours), tener las pólizas de responsabilidad civil al día, indicando aseguradora, riesgos y valores asegurables, número de la póliza y manifestar que no existen exclusiones para el servicio contratado. Cuando se trate de vehículos, deben contar también con el Soat vigente y anexar la certificación de la empresa en la cual se encuentra adscrito. 

 

- Los contratos no deben tener links que impliquen ser abiertos para su lectura, pues toda la información debe estar descrita plenamente dentro de los contratos.

 

Se advierte que los contratos no se deben allegar después de haber iniciado o culminado su ejecución, pues no se autorizan como hechos consumados. 

 

El valor de firmar un contrato está en fijar previamente las condiciones en que éste se desarrollará, con el fin de preveer o evitar conflictos futuros entre las partes.  

 

Un contrato no es una mera solemnidad, pues éste genera obligaciones entre las partes que deben cumplirse en los términos pactados.