Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 93. La protección de los datos personales. Algunas consideraciones
Publicado por Secretaria.general el 10/10/2024 (20 lecturas)
En nuestra Universidad, la protección de los datos personales de estudiantes, empleados y demás miembros de la comunidad es una prioridad. Es esencial que todos estemos al tanto de las categorías de los datos personales y las medidas que debemos tomar para protegerlos adecuadamente. Esto está regulado en la ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios.
A continuación se describen las categorías de los datos personales según la normativa vigente y se mencionan ejemplos específicos de cada una:
1. Datos Públicos:
Los datos públicos son aquellos que, por su naturaleza, pueden estar disponibles sin restricciones para el público en general. Ejemplos:
- Nombre completo de un docente publicado en la página web de la universidad.
- Cargo o posición laboral dentro de la universidad.
- Datos de contacto general institucional (ej. correos electrónicos institucionales, extensiones telefónicas).
2. Datos Semiprivados:
Los datos semiprivados no son de acceso libre y su manejo está sujeto a ciertas restricciones, pero pueden ser conocidos por un grupo determinado de personas. Ejemplos:
- Historial académico de los estudiantes.
- Información de contacto personal, como número de teléfono o dirección de residencia.
- Registro de asistencia y evaluaciones de desempeño laboral.
3. Datos Privados:
Los datos privados son aquellos que pertenecen únicamente al titular y su manejo debe ser extremadamente restringido y autorizado. Ejemplos:
- Información financiera, como cuentas bancarias o detalles de salario.
- Resultados de evaluaciones médicas y antecedentes médicos.
4. Datos Sensibles:
Estos datos requieren un nivel de protección aún mayor debido a que su divulgación podría afectar la privacidad y los derechos fundamentales del titular. Ejemplos:
- Información relacionada con la salud física o mental.
- Creencias religiosas o filosóficas.
- Orientación sexual.
Estos datos requieren un nivel de protección aún mayor debido a que su divulgación podría afectar la privacidad y los derechos fundamentales del titular. Ejemplos:
- Información relacionada con la salud física o mental.
- Creencias religiosas o filosóficas.
- Orientación sexual.
La protección implicará restricciones en la circulación de la información, contraseñas y accesos restringidos, controles de acceso al personal operativo que apoya en la Unidad de Gestión Documental (nuestro caso, todas las personas que colaboran en la Oficina para la Administración de Documentos), condiciones de encriptación, entre otros.
5. Datos de Niños y Niñas:
La protección de los datos de menores de edad es de especial importancia. Ejemplos:
- Información personal y académica de estudiantes menores de edad.
- Fotografías y videos en los que aparezcan niños y niñas.
Recomendaciones Generales
Acceso Restringido. Sólo el personal autorizado debe manejar y acceder a los datos personales, especialmente cuando se trata de datos privados, sensibles, o de menores.
Acceso Restringido. Sólo el personal autorizado debe manejar y acceder a los datos personales, especialmente cuando se trata de datos privados, sensibles, o de menores.
Consentimiento. Siempre que sea posible, se debe obtener el consentimiento explícito del titular de los datos, antes de su tratamiento.
Confidencialidad. Todos debemos comprometernos a manejar la información con la máxima confidencialidad y seguir los protocolos establecidos por la Universidad.
6. Otras consideraciones:
- Frente al uso del número de la cédula:
De conformidad con el artículo 243 del Código General del Proceso, la cédula de ciudadanía se considera un documento público, pues no se trata de un dato sensible y por ende no hace parte de la intimidad del titular. En tal sentido, no requiere autorización del titular para ser divulgado.
La Corte Constitucional indicó que solamente tiene carácter reservado la información de documentos expresamente sometidos a reserva y que involucren derechos a la intimidad y privacidad de las personas como hojas de vida, historia laboral, expedientes pensionales, entre otros, con la observación de que no toda la información que en éstos aparezca, están cobijados por la reserva sino solamente aquellos que tocan con el ámbito privado e íntimo de las personas.
En el caso de las instituciones educativas, en cuanto prestan el servicio público de la educación, informar el número de cédula, es algo relacionado con el servicio público que presta y por ende no está sujeto a reserva por el solo hecho de estar en la hoja de vida. En conclusión, la autorización para el tratamiento del número de la cédula no se requiere, toda vez que es un dato de naturaleza pública.
- Información sobre el título profesional de una persona:
Informar sobre los títulos académicos de una persona es considerado, en términos generales un dato público, en cuanto no comprometa la intimidad de su titular y por ende, no exige autorización para su tratamiento, máxime si se pretende verificar la formación académica de un funcionario público.
En el caso de las instituciones de educación superior, prestan un servicio público y por ende, informar sobre títulos académicos de una persona, no está sometido a reserva por no ser considerado un dato sensible. No obstante, el análisis debe hacerse en cada caso en razón de la finalidad de la información solicitada.
Proteger los datos personales es una responsabilidad compartida. Contamos con su cooperación para garantizar que la Universidad siga siendo un espacio seguro y respetuoso con la privacidad de todos sus miembros.
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