Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 92. Lineamientos efectivos para la radicación de documentos. Comité de Archivo 28 de agosto de 2024, Acta 01.
Publicado por Secretaria.general el 2/9/2024 (178 lecturas)
Con el fin de mejorar en los procesos de radicación de documentos de todas las Unidades administrativas y académicas de la Universidad Católica Luis Amigó, el Comité de Archivo, reunido el día 28 de agosto de 2024, que contó con la presencia del Rector General, según consta en el Acta 01, determinó implementar algunas acciones que permitan la radicación oportuna y efectiva de los documentos, que brinden claridad a los remitentes, evite reprocesos, devoluciones de correspondencia, y aún interpretaciones subjetivas que puedan afectar el proceso de archivo institucional.
Los lineamientos y acciones efectivas que se tomarán serán las siguientes:
1. Convocatoria a Unidades para actualización de matrices (tablas de retención documental)
Considerando que hay tablas de retención documental desactualizadas, la Jefe de la Oficina para la Administración de Documentos convocará a las diferentes Unidades con las siguientes precisiones:
- Se remitirán previamente las tablas de retención documental existentes para que en el momento de la reunión a la que serán citados, puedan tener claridad frente a cambios o continuidad de las mismas.
- Se citará al jefe de la Unidad con su secretaria (s), según agenda previa, para una reunión presencial, en la que se revisarán las actuales tablas de retención documental y concertarán los cambios que se requieran (la forma en que se envía el documento, digital, fisico o ambos, la forma en que se conserva el documento, si se descarta en medio fisico o se guarda, entre otros, los documentos que deban custodiarse, incluyendo los anexos y carpetas en que deban guardarse.
Es importante asistir a este llamado para evitar dificultades futuras en radicación y si no pueden asistir, concertar el espacio.
- De cada reunión, con cada Unidad, se deberá dejar la constancia de lo tratado en un acta de "acuerdos de servicios" que será firmada por todos los asistentes y será radicada como constancia de lo acordado.
- Esta agenda, será programada por la Oficina para la Administración de Documentos para desarrollarse en el mes de septiembre del año 2024.
- En el espacio agendado podrá aprovecharse para resolver dudas de manera directa con la Unidad.
2. Radicación conforme al principio de integralidad del documento.
Los documentos allegados para radicación deberán entregarse de manera integral, con todos los anexos y así deberán ser radicados por la Oficina para la Administración de Documentos, obviamente, evitando duplicaciones innecesarias. Esto hace alusión a correspondencia, actas, contratos y convenios, actos administrativos internos, (acuerdos, resoluciones de cualquier nivel), entre otros.
La Oficina para la Administración de Documentos, radicará lo allegado con la información anexa, en cuanto sea considerado parte integral del documento.
3. Prelación y urgencia en la radicación.
Cuando se trate de documentos que tengan una urgencia de radicación porque está sometido a términos legales para contestación o necesidades urgentes establecidas por el remitente, así lo deberá dar a conocer a la Oficina para la Administración de Documentos, siempre que sea real el carácter de urgencia manifiesto. Esto siempre respetando los horarios respectivos de la Unidad recaudadora, que no impliquen alargamientos de sus horarios de trabajo, por lo que deberá tener la previsión suficiente de tiempos.
4. Requerimiento a Unidades morosas.
La Secretaría General, hará un requerimiento a Unidades morosas en la entrega de la información, de lo cual se allegará copia a la Rectoría y al Departamento de Gestión Humana, con fines de conocimiento y evaluación.
5. Gestión de la documentación.
Se encomienda a la Jefe de la Oficina para la Administración de Documentos, la responsabilidad de gestionar la radicación oportuna de la correspondencia de las diferentes Unidades. Esto implica, requerir, de manera oficiosa, a las personas que deban hacerlo cuando se observe incumplimiento o morosidad para la radicación oportuna de documentos institucionales.
Permanentemente, informará a la Rectoría y a la Secretaría General, sobre el estado de nivel de cumplimiento y la oportunidad en que este es realizado.
6. Firma electrónica, digital, escaneada y física (autógrafa).
En la Universidad se implementan diferentes modalidades de firma, según la naturaleza, finalidad, validez que requiera el documento, y aún situaciones que lo ameriten. En términos generales, se ha adoptado la firma electrónica, digital, física o autógrafa y aún la escaneada. Esta última, según indicaciones que se darán posteriormente, será solo con un carácter excepcional, en razón de la naturaleza, finalidad y validez que requiera el documento, con repercusión legal o jurídica posterior.
7. Reuniones periódicas con áreas para hacer seguimiento a la disponibilidad de la información.
Se deberán hacer encuentros programados mensuales para subsanar pendientes de radicación, orientados desde la Oficina para la Administración de Documentos, dejando las evidencias y compromisos en las actas de acuerdos de servicios y seguimiento a la gestión.
8. Revisión de textos de los documentos por parte de la Oficina para la Administración de Documentos.
La Oficina para la Administración de Documentos, verifica que los documentos que se vaya a radicar, cumplan con condiciones de calidad para la digitalización. Esto es, que sean completamente legibles, sin tachones ni enmendaduras, que estén completos en todo lo que anuncian llevar, debidamente paginados, relacionados en lo que corresponda, que haya concordancia con la nomenclatura organizacional en cargos, competencias, Unidades y personas; que cuenten con todas las firmas indispensables y en la forma establecida por la Universidad, que haya concordancia con otros radicados citados, que el texto esté justificado, el tipo de letra sea el adecuado, respeto a las márgenes. Si bien es cierto que, en la actualidad también revisa aspectos relativos con la redacción, esto se hace como una ayuda para garantizar la calidad del documento en su composición para garantizar una buena imagen en el receptor del mismo.
No obstante, no es una responsabilidad esencial de la Oficina para la Administración de Documentos y podrá respetar condiciones de redacción establecidas por el creador del documento, en cuanto tenga una intencionalidad específica, así no esté aceptado regularmente en las reglas de redacción gramatical y escritura de textos (subrayados, negrilla, mayúscula sostenida, entre otros).
Se invita a todas las Unidades a estar disponibles para concurrir, cuando sean convocados, para mejorar los procesos internos de radicación de correspondencia, el cual debe ganar en efectividad y oportunidad de la misma.
|
|