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Comunicado 131. La grabación de las reuniones y la protección de datos personales
Publicado por Secretaria.general el 21/9/2023 (2865 lecturas)
Al realizarse una reunión algunos de sus participantes solicitan que se haga una grabación íntegra de la misma, con fines de validación de la escritura de las actas o conservación de la evidencia.
Al respecto debe indicarse lo siguiente:
1. La solicitud de la grabación de una reunión no es la imposición de uno o varios de los asistentes, pues esto tiene restricciones en los términos de la ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y conceptos de la Superintendencia de Sociedades y de Industria y Comercio.
2. El artículo 5° de la ley 1581 se refiere a los datos sensibles, de especial protección, en cuanto tienen que ver con la intimidad del titular y que no generen discriminación. Entre ellos se encuentran los datos biométricos.
3. El tratamiento de un dato sensible requiere la autorización expresa de su titular para su tratamiento, de lo cual el titular no está obligado a autorizar su tratamiento.
4. El tratamiento de los datos sensibles deben explicarse de forma explícita y previa, el objeto y finalidad de los mismos.
5. Este tipo de datos requiere el consentimiento expreso por parte de su titular.
6. Frente a los datos biométricos, se indica que las fotografías están definidas como tales y su autorización por medios técnicos permiten la identificación de las personas. Así, las imágenes y fotografías son consideradas datos biométricos, de carácter sensible cuando son tratados por medios técnicos.
7. Las fotografías y las imágenes son un dato protegido por el habeas data de uso restringido y que solo puede realizarse con la autorización respectiva de la persona.
8. En una reunión o asamblea, cada participante tiene el derecho de decidir si acepta o no el tratamiento de sus datos sensibles, imagen y voz, por medio de una grabación, por lo que para hacerlo se requiere:
- Consultar a cada uno de los asistentes si autoriza la grabación por lo que tiene que ver con el tratamiento de sus datos sensibles, (fotografía, imagen y voz).
- Grabar sin permiso y sin autorización expresa de todos y cada uno de los asistentes, permitirá reclamaciones, a quien ejerció el tratamiento sin su consentimiento ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 9, ley 1581 de 2012), en cuanto este tratamiento esté vinculado con una o varias personas determinadas o determinables, sin su autorización.
9. Se debe respetar el derecho a que un asistente se oponga a la grabación de la reunión y en caso de que acontezca, no podrá grabarse.
La grabación implica: informar con antelación a los asistentes la intención o necesidad de grabar, obtener las autorizaciones previas de todos los asistentes, respetar las decisiones en contrario, considerar también lo indicado por la Corte Constitucional en la sentencia T-233 de 2007, en cuanto a que la recolección de imagen y voz sin autorización del titular afecta la privacidad de las personas y el derecho a la intimidad, la reserva de su propia imagen, la reserva de las comunicaciones personales y aún del domicilio y por ende tampoco podrán ser consideradas como medios probatorios válidos.
Reitera: "cualquier tipo de grabación que se pretende efectuar debe contar no solo con el consentimiento de quienes van ha ser grabados". Requiere también la autorización expresa de sus datos personales frente al objeto y la finalidad.
En conclusión, grabar reuniones requiere el consentimiento expreso de todos los asistentes, respetar los que no quieren ser grabados, salvo las exclusiones de ley que no operan para este caso. No es una decisión de una sola persona, ni de mayorías, pues requiere la autorización expresa de todos los convocados a la reunión.
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