Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 125. Apoyo de eventos institucionales, entrega de souvenirs y obsequios y arrendamiento de espacios
Publicado por Secretaria.general el 1/9/2023 (217 lecturas)
La Secretaría General, con el apoyo de su equipo de trabajo, Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas y Mercadeo y Publicidad, informa que se dará el acompañamiento institucional para desarrollar de manera ordenada el apoyo de eventos, la entrega de obsequios y souvenirs, el mercadeo para el arrendamiento temporal de espacios, así:
Se han diseñado procedimientos y estructuras que ayudarán en:
1. Apoyo de eventos: Email: apoyodeeventos@amigo.edu.co
- Diligenciar el formulario de google para la solicitud, al menos con 1 mes de antelación cuando se trate de atenciones de cenas, banquetes, acompañamiento artístico y cultural, pasabocas y cócteles. Deberá tener la apropiación presupuestal autorizada en la respectiva vigencia fiscal. https://forms.gle/
- Quienes presten éstos servicios deberán diligenciar los formatos de adjudicación, recepción de insumos, devoluciones de remanentes y evaluación del mismo.
La Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas dará el apoyo respectivo.
2. Entrega de souvenirs y obsequios institucionales: Email: jefe.comunicaciones@
A partir del año 2024, solo la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, presupuestará los mismos y por lo tanto ninguna Unidad incluirá souvenirs y obsequios en sus propios presupuestos.
- Serán en 4 modalidades:
• Opción 1. Souvenir estándar: (será de bajo costo y de circulación masiva, como: llaveros, lapiceros, libretas, tulas, cartucheras, bolsas institucionales, pocillos, entre otros).
• Opción 2. Souvenir clásico: (será de menor cobertura que el anterior y de un costo medianamente más elevado como agendas, termos, maletines de mano, productos de oficina, entre otros).
• Opción 3. Souvenir plus: (será de circulación restringida para públicos específicos, de mayor costo, como morrales, maletín viajero, memorias USB, entre otros).
• Opción 4. Souvenir ejecutivo: (será de circulación exclusiva para el relacionamiento institucional, sólo desde la Rectoría o a quien ésta autorice con carácter expreso, como lapiceros de marca contramarcados, obsequios con edición limitada, maletines empresariales, obras de arte, libros de lujo, entre otros).
• Opción 2. Souvenir clásico: (será de menor cobertura que el anterior y de un costo medianamente más elevado como agendas, termos, maletines de mano, productos de oficina, entre otros).
• Opción 3. Souvenir plus: (será de circulación restringida para públicos específicos, de mayor costo, como morrales, maletín viajero, memorias USB, entre otros).
• Opción 4. Souvenir ejecutivo: (será de circulación exclusiva para el relacionamiento institucional, sólo desde la Rectoría o a quien ésta autorice con carácter expreso, como lapiceros de marca contramarcados, obsequios con edición limitada, maletines empresariales, obras de arte, libros de lujo, entre otros).
Se deberá diligenciar completamente el formato anexo. Se adjudicarán hasta agotar existencias.
3. Arrendamiento temporal de espacios: Email arrendamientodeespacios@amigo.
Se está diseñando el sitio web que estará disponible para consulta, explicación, descripción de los espacios, apoyo fotográfico, tanto en Medellín como en los Centros Regionales.
Se anexa el link de google para reserva, reglamentación de arrendamiento de espacios, tarifas y minuta de contrato disponible.
La Secretaría General y su equipo de trabajo está disponible para resolver cualquier inquietud.
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