Esto quiere decir, que a partir de dicha fecha, ninguna persona o Unidad en la sede Medellín podrá contratar por su propia cuenta y con el presupuesto institucional, servicios de banquetes, refrigerios, atenciones para eventos, artistas o grupos culturales para amenizar los mismos. Para la contratación de servicios gastronómicos deberán ceñirse a los lineamientos aquí indicados. Esto último, tendrá vigencia en todas las áreas de la Universidad. 

 

En el caso de Bienestar Institucional y sus jornadas universitarias, continuarán con la autonomía para lo relativo a sus presentaciones de índole artístico y cultural.

 

Los apoyos gastronómicos institucionales serán para situaciones  como:

 

- Inducciones de docentes y estudiantes.

- Jornadas de capacitación organizadas por el Departamento de  Gestión Humana u otras.

- Celebración del día del maestro, día de la secretaria u ocasiones especiales.

- Recepciones para personalidades o invitados especiales.

-Fecha de distinciones y reconocimientos institucionales.

- Atenciones en congresos, seminarios, entre otros, que contemplen refrigerios o similares.

- Encuentros de graduados.

- Ferias universitarias.

- Encuentros empresariales.

- Celebraciones navideñas, entre otros.

 

Ya no se harán agasajos en las ceremonias de graduación, sino que se realizarán en una sola celebración, previa junto con la Coordinación de Graduados y sólo para este público específico. 

 

Para apoyo de eventos con proveedores de servicios artísticos y culturales, se hará también con estos lineamientos y formalidades.

 

1.. Deberá estar debidamente presupuestado por la Unidad respectiva, en la correspondiente vigencia anual. Si es algo sobreviniente o imprevisto, deberá tener la autorización del ordenador de gasto.

 

2. Diligenciar el formato de solicitud de apoyo de eventos y remitirlo a la cuenta apoyodeeventos@amigo.edu.co, la cual será manejada por la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas. 

 

3. La misma deberá enviarse, al menos,  con un mes de anticipación para surtir los trámites respectivos de cotización, adjudicación, recepción de términos por el proveedor, constatación de prueba de lo ofrecido, contratación, alistamiento y evento.  

 

4. La Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, hará las cotizaciones, conforme lo establece el Manual de Contratación, selección del proveedor, trámite de contratación y orden de pago, después de ser recibido a entera satisfacción del objeto contratado.

 

5. El proveedor deberá diligenciar el formato de aceptación de condiciones y compromisos asumidos, en condiciones de cantidad, calidad, transporte de alimentos, puntualidad, presentación, cumplimiento de los términos de la oferta y devolución de remanentes. 

 

6. Durante los eventos se diligenciará siempre el acta de recibo por un auxiliar o apoyo allegado por el Departamento de Gestión Humana, quien acompañará todo el evento y  hará también seguimiento, registro fotográfico, evaluación y dejará constancia de la devolución de remanentes no utilizados o sobrantes del pedido por parte del proveedor de servicios gastronómicos a la Universidad. 

 

7. Se hará la evaluación del proveedor en los términos ofertados y contratados por parte de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas y ante el cumplimiento total, a entera satisfacción, hará la ordenación  del pago.

 

 

Se busca con este procedimiento la optimización de los recursos institucionales, la estandarización de procesos, la eficacia, la transparencia en la contratación, el control, evaluación y seguimiento a los prestadores de servicios institucionales, para banquetes, comidas y de naturaleza artística y cultural.

 

Vale decir que, los refrigerios de Unidades o comités internos, para pequeños grupos de empleados o asistentes, en cuanto estén autorizados en el presupuesto como reuniones ordinarias, se seguirán haciendo como hasta ahora y para ello no intervendrá la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

 

En los Centros Regionales, la dirección del mismo encargará a una persona responsable de apoyo de eventos, siguiendo el procedimiento y los formatos adjuntos, lo cual deberá informar a la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas para acompañamiento y asesoría. 

 

Se adjuntan los siguientes formatos:

 

- Formato 1: solicitud de apoyo para eventos.

- Formato 2: asignación de proveedor de servicios para apoyo de eventos.