Comunicado 92. Lineamientos efectivos para la radicación de documentos. Comité de Archivo 28 de agosto de 2024, Acta 01

Correspondencia

• Letra Arial y con un tamaño entre 11 y 13 puntos inclusive
• Interlineado sencillo (un espacio)
• Si el oficio tiene más de una página numerar a partir de la segunda
• No partir párrafo al final de la primera página.
• Realizar las comunicación con el estilo bloque extremo izquierdo
• Justificar los textos
• Márgenes superior y el izquierdo de 3 cm a 4 cm, el inferior y el derecho de 2 cm a 3 cm.
• Iniciar siempre con la ciudad
• No utilizar abreviaturas
• Si no conoce el título de la persona, utilizar tratamientos de cortesía como señor o señora, otro
• En lo posible, enunciar los dos apellidos del destinatario, cargo, la denominación o razón social, dirección, teléfono o email y el nombre de la ciudad, departamento o país
• Enunciar el asunto en un texto corto de tres o cuatro palabras
• Incluir el saludo
• No colocar sombreado al texto
• No utilizar doble demarcación en el texto (negrilla, subrayado, comillas, cursiva, mayúscula)
• Evitar repetir palabras en el mismo párrafo
• Siempre utilizar una sola despedida
• Enunciar los cargos como está en el contrato laboral
• Firma con bolígrafo de tinta negra y seca
• Enunciar los anexos (folios, DC, carpeta, entre otros)
• Indicar si va copia para otra unidad
• Escribir el transcriptor
• Si la comunicación es para varias unidades se anexa el listado a quien se debe remitir
• Cuando la comunicación va dirigida a una entidad o persona externa se realiza revisión del texto
• Si la comunicación es interna no se corrige el texto
• Verificar la ortografía

Actas

• Utilizar el formato institucional vigente
• La letra debe ser Arial o Calibri entre 11 y 13 puntos
• Enunciar el nombre del evento según la Estructura Orgánica Vigente
• Indicar la fecha completa (día/mes/año)
• La numeración es consecutiva anualmente
• Indicar la fecha correctamente y en concordancia con el horario laboral
• No colocar sombreado al texto o cuadros
• Completar todos los cuadros del orden del día y agenda
• El desarrollo de la reunión debe coincidir con la agenda enunciada
• Completar los cuadros de los compromisos con fechas reales y correctas
• Relacionar los anexos en caso que hagan parte del acta
• Indicar la fecha y hora de la próxima reunión
• Diligencia el cuadro de asistencia completamente con nombres y cargos correctos
• El cuadro de invitados debe estar diligenciado si los hubo
• Indicar quien elaboró el acta y la fecha
• Escribir los nombres del presidente y secretario
• La firma debe ser con bolígrafo de tinta negra y seca

Resoluciones

• Utilizar el formato publicado por la Secretaría General
• La numeración es consecutiva anualmente
• El encabezado debe contener nombre del evento, número de acta y fecha
• El nombre del evento debe ser igual al del acta si estas se aprueban en esta
• La fecha del encabezado debe ser igual que la de las firmas
• Deben numerarse si tiene más de una página
• Antes del “Considerando” enunciar el estamento que expide la resolución
• Enunciar los nombres de presidente y secretario
• La firma debe ser con bolígrafo negro de tinta seca