Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 95. Remisión formato arrendamiento Teatro Mayor San José y otros espacios
Publicado por Secretaria.general el 13/6/2023 (140 lecturas)
La Secretaría General remite a toda la comunidad universitaria el formato 01 del 13 de junio de 2023, denominado: Contrato de Arrendamiento de Espacios Físicos.
Para la Universidad es absolutamente imprescindible formalizar el arrendamiento de espacios físicos, lo cual incluye: Teatro Mayor San José, Auditorio Santa Rita, Auditorio Torrente, otros auditorios y espacios en Medellín y los que están en disponibilidad en los Centros Regionales de Manizales Montería, Apartadó y Bogotá.
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Los precios se fijan por duración del evento (por día y por hora), responsabilidad que recae en la Dirección Administrativa y Financiera de la Universidad para determinar éstos valores.
- Determinados éstos valores que permitan costear los gastos de la Universidad y la utilidad, se procede a firmar un contrato con el arrendatario.
- Si el préstamo del inmueble es a título gratuito y la universidad lo entrega como contraprestación, aporte en especie dentro de un convenio de asociación o cooperación, también se debe firmar el contrato (así sea a título gratuito) por que implica el cumplimiento de otras obligaciones.
- Eventos que estén pendientes en el Teatro Mayor San José u otros espacios físicos y que se haya firmado un convenio de asociación, con o sin remuneración por arrendamiento de espacios, deben firmar este contrato de arrendamiento por el cumplimiento estricto de las clausulas que corresponden para ingreso, permanencia y egreso de las instalaciones.
- Este contrato tiene exigencias frente a responsabilidad civil, cumplimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo, mantenimiento de los lugares entregados en condiciones de seguridad, orden y limpieza, publicidad, prohibición de campañas políticas o que violen principios institucionales, inciten a violencia de género, entre otros.
- Coloca condiciones frente a instalación, desinstalación de eventos, identificación de personas que ingresan, períodos de pago, cancelación de eventos, devolución, responsabilidad frente a los y hurtos por parte de los asistentes, ingreso en estado de embriaguez o consumo de sustancias psicoactivas, respeto a ambientes libres de humo, ingreso de mascotas, atención en salud para asistentes de eventos por cuenta del arrendatario, manejo y disposición de los espacios, devolución de espacios en condiciones de orden, limpieza y funcionalidad, articulación entre los Departamentos de Servicios Generales, Seguridad y Mantenimiento, Analista de Espacios Físicos, constitución de depósito para daños, entre otros.
- Éstos contratos de arrendamiento deberán firmarse para los eventos que están en trámite para su realización a partir de la fecha, ser remitidos a la Secretaría General, con el formato de remisión de contratos y con los anexos exigidos dentro de la misma minuta para la firma del Rector General y Representante Legal. En caso de que se aplique para Centros Regionales para eventos pendientes o futuros, deben surtir el mismo procedimiento.
Se anexa la minuta respectiva.
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