El Comité Rectoral reunido en sesión del día 17 de septiembre de 2019, escuchó los informes realizados por la Dirección de Bienestar Institucional, en relación con el cumplimiento de estos lineamientos y se reflejaron las siguientes situaciones:

 

1. Incumplimiento de programas académicos, Centros Regionales y docentes en la aplicación de esta normativa, diligenciamiento previo de los formatos, seguimiento riguroso a los controles previos para autorización de las salidas.

 

2. Si estas salidas están programadas en el proyecto docente, deben informarse con toda la antelación necesaria para realizar el análisis, realizar recomendaciones y recibir la autorización expresa.

 

3. Están realizando salidas sin estar registradas previamente en la dirección de Bienestar Institucional y se presentan como un hecho cumplido para aprobación posterior cuando ya se ha realizado el evento, sin importar los riesgos que se hayan asumido.

 

4. Se reitera que cualquier salida que se realice sin diligenciar los formatos y contar con la autorización previa y expresa de la Unidad encargada, es una transgresión de la norma institucional interna, coloca en riesgo la institución frente a posibles sucesos que demanden una responsabilidad civil, el docente o la Unidad que lo programe se coloca por fuera de la norma, so pena de sanción disciplinaria y asume las responsabilidades directamente, sin el aval institucional.

 

5. El Comité Rectoral exige el cumplimiento estricto de los lineamientos institucionales para este tipo de salidas pedagógicas, académicas, deportivas, culturales, recreativas y llamará la atención, con las consecuencias que esto implique a quien le incumpla.

 

6. Ninguna Unidad o empleado podrá realizar este tipo de salidas sin la autorización previa expresa  y escrita de la Unidad encargada de este control, para el caso la Dirección de Bienestar Institucional.

 

7. No allegan los 4 formatos o no se cumple el ciclo con el FO-AP-275 que corresponde a informe final salida, que debe ser registrado y digitalizado con los demás anexos en cada Unidad en donde se origine la salida.

 

Esta reglamentación recogió requerimientos que se deben cumplir para la autorización de salida, condiciones financieras, seguridad en transporte, condiciones de alojamiento y alimentación entre otros. El informe final que evalúa la salida debe entregarse a la Dirección del programa como evidencia, para sus procesos internos y no en Bienestar Institucional.

 

El sistema de gestión ha implementado los siguientes formatos, los cuales se deben diligenciar con sus correspondientes anexos:

 

Código FO-AP-272 del 28-03-2017 versión 2: Propuesta de salida

Código FO-AP-273 del 28-03-2017 versión 2: Declaración de indemnidad

Código FO-AP-274 del 28-03-2017 versión 2: Declaración de enfermedad o preexistencia de salud

Código FO-AP-275 del 28-03-2017 versión 2: Informe final salida.

 

Finalmente se aclara que:

 

* Los docentes que son enviados a una pasantía o capacitación, sin estudiantes, no deben diligenciarlos.

 

* Se conoce que hay salidas donde los estudiantes se quedan mas días, por fuera de las fechas indicadas en la salida y sin el acompañamiento del docente responsable. ¿Qué pasaría si acontece algo durante estos días y los padres de los alumnos aun suponen que están en pasantía institucional y en compañía de un docentes? ¿ saben los padres que los estudiantes se quedarán otros días, bajo su propia responsabilidad, lo conocen y están de acuerdo con ello? 

 

* Cualquier situación por fuera de la pasantía debe ser conocida y autorizada previamente por los papas o representantes legales.

 

La Dirección de Bienestar Institucional debe ser cuidadosa y diligente, examinar bien los documentes y llevar los registros correspondientes y denunciar los incidentes que correspondan y que tenga impacto disciplinario en quienes lo desconozcan, obligación que también corresponde a los Directores de Programa y Decanos 

 

Los formatos los podrán consultar en la intranet. Deberán diligenciarse completa y responsablemente.