1. Un contrato es un acuerdo de voluntades en el que las partes se comprometen a cumplir las condiciones pactas: "el contrato es ley para las partes" artículo 1602 del Código Civil.

 

2. Un contrato debe tener al menos los siguientes elementos:

 

- Suscribientes con nombre completo, número de identificación. Si operan como Representantes Legales, indicar la institución, Nit y domicilio. Si quien lo firma es delegado o autorizado para ello, deberá también informar sobre el acto administrativo que delega o autoriza.

- Objeto del contrato: para que es, con sus límites y alcances.

- Duración.

- Responsabilidades de las partes.

- Causales de terminación. En contratos de servicios o proveedores, se recomienda colocar estas causales que permitan valorar la prestación del mismo.

- Valor del contrato y forma de pago.

- Pólizas de garantía, cuando sea indispensable.

- Firmas autenticas de las partes.

 

3. Cuando se trate de convenios de práctica, docencia servicio, aprendices, deberá seguirse con las minutas institucionales o se permiten las de la propia empresa, siempre y cuando reúna requisitos de información esenciales o de su naturaleza. Estos convenios deben tener el código respectivo de numeración al inicio del convenio. Cuando se trate de practicantes en Unidades internas, también deberán tener el visto bueno previo de la Analista de Espacios Físicos, en relación con la existencia de espacios y equipos para el desarrollo de la práctica.

 

4. Cuando se trate de convenios interinstitucionales o de cooperación internacional, deberán aportar también información de la institución suscribiente, su presentación, sus fortalezas y los aportes que esto genera para programas específicos o la institución. Convenios que sean viables para su implementación y que no sean solo para archivar. 

 

5. Todo convenio que se remita debe tener diligenciado a plenitud el formato de remisión jurídica, FO-DE-003, del 27 de febrero de 2017, versión 2.

 

PROCEDIMIENTO:

- Entregar en Secretaría General el contrato o convenio en dos copias y con formato de remisión diligenciado.

- Secretaría General registra el ingreso, revisa y si no hay observaciones, pasa a Rectoría. Si hay observaciones, se devuelve a la Unidad remitente y se registran las mismas en la Secretaría General.

- Firmado por el Rector General, se devuelve a Secretaría General, quien registra la salida del convenio o contrato y se hace devolución directa a la Unidad remitente, quien es la encargada de tramitar la siguiente firma del otro suscribiente, en caso de que no haya sido firmado previamente. 

- A partir de la fecha, todo convenio que se devuelva a una Unidad, para la firma que faltare, deberá ser devuelto inmediatamente a la Secretaría General, anexando el formato de remisión jurídica. La Secretaría General, será responsable de remitirlos a la Oficina para la Administración de Documentos, después de registrar la fecha y modo de salida. Quienes a ésta fecha, aún tengan contratos o convenios no entregados, deberán allegarlos debidamente relacionados, a la Secretaría General, con indicación de: 

 

- Si se trata de convenios con entidades públicas, se buscará que siempre sean dos copias a pesar de la resistencia de éstas para que ésto sea así.

- Las firmas de los contratos y convenios deberán ser autenticas. No podrán ser digitalizadas, ni escaneadas o con sello facsímil.

- En la parte final deberá colocarse la fecha.

- Cuando un formato de remisión tiene observaciones, se debe devolver este mismo y no cambiarse por uno nuevo, con el fin de hacer seguimiento a las observaciones propuestas.

- Después de radicado en la Oficina para la Administración de Documentos, cada Unidad accederá a sus propios convenios y contratos en el Docuware.