Las condiciones institucionales de calidad serán aquellas que a nivel institucional facilitan y promueven el desarrollo de las labores formativas, académicas, docentes, científicas, culturales, de las instituciones, en coherencia con su naturaleza jurídica, tipología, identidad, misión institucional y modalidades de ofertas de programas en el marco de la transparencia y la gobernabilidad.

 

 

- Las condiciones deben ser demostradas integralmente en el marco de los procesos de solicitud y renovación del registro calificado.

- Vincula al MEN, CONACES, pares académicos, IES y demás instituciones autorizadas para ofrecer y desarrollar programas de educación superior.

- Las condiciones deberán contar con evidencias como respaldo para verificación y evaluación de las instituciones.

- Las instituciones, en su sistema interno de su sistema de la calidad, deberán desarrollar estrategias que proporcionen instrumentos para la información e interacción con la comunidad académica.

1. MECANISMOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ESTUDIANTES: 

 

- Contará con mecanismos de selección y evaluación de estudiantes coherentes con la naturaleza jurídica, tipología, identidad y misión institucional, los cuales deberán estar contenidos en normas internas, debidamente aprobadas.

 

- Contar con un reglamento estudiantil que considere los niveles de formación y las modalidades en que oferta sus programas.

 

- Deberá contener: derechos y deberes, condiciones para distinciones e incentivos, políticas y criterios para inscripción, admisión, ingreso, reingreso, transferencias, matrícula y evaluación; régimen disciplinario, homologación y reconocimiento de aprendizajes, requisitos de grado, condiciones con entidades asociadas, de acuerdo con resultados de aprendizaje esperados.

 

- Políticas para mejorar el bienestar, permanencia y graduación de los estudiantes: demostrando que están articuladas a los medios, procesos y acciones requeridos para tal fin.

 

- Información cualitativa y cuantitativa para mejorar el bienestar, la permanencia y graduación de los estudiantes: conociendo de los admitidos su rendimiento académico, desempeño en las pruebas Saber 11, aspectos socioeconómicos y culturales que puedan incidir en el mejoramiento del bienestar, acompañamiento, permanencia y graduación oportuna. También deberá establecer procesos y medios orientados a la mejora del desempeño académico y la formación integral del estudiante que facilite el tránsito de la educación media a la superior.

 

- La institución deberá contar con políticas para evaluación, seguimiento y retroalimentación de los estudiantes en coherencia con el proceso formativo, niveles y modalidades las cuales se extienden a empresas, entidades, organizaciones y demás entidades que estén comprometidas en las actividades académicas.

 

- La institución creará mecanismos que verifiquen con seguridad la identidad de quien cursa el programa (evitar suplantación).

 

- Se deberá contar con  medios de comunicación accesibles y disponibles a los estudiantes con información necesaria para garantizar el proceso formativo. Debe de contener al menos: derechos y deberes; derechos pecuniarios, políticas de reingresos, retiros, cambios de programas entre otros, trabajo académico autónomo y de interacción con el docente, políticas sobre evaluación y permanencia, requisitos de grados, estrategias de acompañamiento en el proceso formativo, servicios de apoyo al estudiante.

 

- Evidencias e indicadores de cumplimiento: esta condición establece 11 indicadores documentales que comprometen Unidades como: Vicerrectoría Académica, Bienestar Institucional con su programa de permanencia y prevención de la deserción, Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, 

Departamento de Infraestructura Tecnológica, programas académicos.  

 

- Mecanismos de seguridad que permitan garantizar la identidad del estudiante. 

 

2. MECANISMOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROFESORES

 - Con criterios y argumentos que indiquen la forma en que los mecanismos de selección y evaluación de profesores son coherentes con la naturaleza jurídica, tipología, identidad y misión institucional, siendo incorporados en la normativa institucional.

 

- Se deberá describir el grupo de profesores con el que se cuenta, que con su dedicación, vinculación y disponibilidad deberá cubrir las labores académicas, formativas, docentes, científicas, culturales  y de extensión definidas en el PEI.

 

- Contar con procesos institucionales para definir, evaluar y actualizar los perfiles institucionales de las personas acordes con los programas académicos, niveles y modalidades ofrecidas.

 

- Plan vigente de vinculación y dedicación institucional de los profesores, soportado en recursos financieros de acuerdo con el desarrollo institucional previsto en los términos de la cifra proyectada de estudiantes, entre otros.

 

- Reglamento profesoral debidamente aprobado que considere niveles de formación, modalidades, lugares diferentes a la institución  donde se realicen actividades propias del desarrollo como profesor. 

 

Deberá contar con: derechos, deberes y obligaciones; criterios, requisitos para establecer dedicación, disponibilidad, permanencia para los que desarrollan labores formativas, académicas, científicas, culturales, docentes y de extensión  y para quienes apoyan procesos administrativos; condiciones para apropiar y desplegar la cultura de autoevaluación, escalafón docente; impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de interés, entre otros.

 

- Mecanismos para la implementación de los planes institucionales y el desarrollo de actividades académicas: estrategias para la comunicación clara y oportuna sobre la forma de contratación, condiciones de vinculación, dedicación de los profesores, condiciones que impidan o limiten vinculaciones futuras, procesos de inducción de docentes, procesos de seguimiento al análisis y valoración periódica de los profesores a nivel institucional; programas de desarrollo de competencias pedagógicas, tecnologías de investigación, innovación, creación artística y cultural, entre otros; sistema de seguimiento, evaluación y retroalimentación a los profesores; seguimiento a organización de empresas vinculadas con el desarrollo académico de los programas.

 

Esta condición establece 15 evidencias documentales que comprometen procesos del Departamento de Gestión Humana, Oficina de Relaciones Laborales, Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría de investigaciones, entre otros. 

 

3. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y ACADÉMICA

La institución tendrá criterios y argumentos que indican la forma en que el gobierno institucional y la rendición de cuentas son coherentes en todas sus partes.

 

- Contará con un gobierno institucional que defina sus órganos, funciones, definición de órganos colegiados y atribuciones, definición de quórum en órganos decisorios; funciones, periodos y forma de elección del rector y vicerrectores, delegaciones de funciones directivas cuando apliquen; contar con un proyecto educativo institucional, aprobación de procesos que indiquen cambios en identidad, tipología y misión y contar con procesos para soportar el sistema interno de la calidad  y la planeación institucional.

 

- Establecer condiciones de rendición de cuentas,  periodicidad y medios de difusión.

 

- Participación de la comunidad académica en procesos de toma de decisiones.

 

- Marco normativo en donde se indiquen instancias competentes y procedimientos para formulación, aprobación, comunicación y actualización de los reglamentos internos, así como el seguimiento a su cumplimiento y los medios dispuestos para que la comunidad académica tenga claridad con diferentes instancias.

 

- Políticas académicas asociadas al currículo, resultados de aprendizaje, créditos y actividades académicas.

 

- Políticas de  gestión institucional y bienestar,  que incluya la gestión de la comunidad, alcance de los conceptos de equidad, diversidad e inclusión, gestión y asignación de recursos para el bienestar, desarrollo de actividades académicas, culturales, deportivas, y la gestión necesaria para cumplir con los propósitos institucionales.

 

- Políticas para la investigación, innovación, creación artística y cultural que contenga: declaración institucional expresa de su énfasis de investigación, innovación creación artística y cultural, directrices para la promoción de la ética e innovación, creación artística y cultural en su práctica responsable, promoción de un ambiente para el desarrollo de la ciencia, la tecnología y la innovación, la creación artística y cultural.

 

- Directrices para la  disposición de recursos humanos tecnológicos y financieros en el desarrollo de la investigación.

 

- Reglamentación de la propiedad intelectual.

 

- Regulación de convenios y asociaciones relacionadas con el desarrollo de la investigación.

 

- Directrices para el registro de publicaciones y resultados de investigación en los sistemas de información institucional, nacional e internacional.

 

- Frente a la gestión de la información, la institución deberá contar con la misma para conocer, apropiar, proceder y tomar decisiones basadas en datos y análisis de los mismos. Deberá tener marco normativo institucional relativo a la información de conformidad con la ley de protección de datos; mecanismos y sistemas para la gestión de la información, procedimientos para el registro de información actualizada ante el MEN, Ministerio de Ciencias y Tecnología, entre otros. 

 

- Contar con una arquitectura institucional organizada con funciones de los cargos, con efectividad, flexibilidad, transparencia, con procesos y soporte a las decisiones que se toman en los órganos de gobierno; definición de cargos en número y funciones en coherencia con los procesos y la estructura organizacional definida; mecanismos para evaluación, actualización de procesos, estructura organizacional y cargos. Como evidencias la norma las clasifica en 4 grupos y 21 referentes que comprometen a Unidades como la Dirección de Planeación, Vicerrectoría Académica, Departamento de Gestión Humana, Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, Oficial de Protección de Datos, Bienestar Institucional, Vicerrectoría de Investigaciones, Dirección de Extensión y Servicios a la Comunidad, la Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación, Oficina para la Administración de Documentos y Consejo Superior.

 

4. CULTURA DE LA AUTOEVALUACIÓN

 

- Con políticas internas  que promuevan la autoevaluación, autorregulación, mejoramiento y mecanismos para la articulación de los procesos de evaluación institucional y la comunidad académica.

 

- La Universidad deberá contar con un sistema interno de aseguramiento de la calidad  y tendrá 14 indicadores y evidencias que comprometen directamente la Dirección de Planeación, la Coordinación del Sistema de Autoevaluación y Acreditación, entre otros.

 

5. PROGRAMA DE EGRESADOS

- Implicará seguimiento e interacción con los egresados.

 

- Implicará políticas que promuevan el seguimiento; mecanismos de formulación, divulgación y actualización de las políticas; modelo de gestión que incluye sistema de información que administren los datos y seguimientos a la actividad profesional, desempeño y emprendimientos, mecanismos de actualización de la información de los egresados; planes y programas para el seguimiento a la actividad profesional de los egresados, programas que fomenten la red colaborativa de los egresados, aprendizaje a lo largo de la vida con programas de formación y actualización, mecanismos para integrar los resultados de las percepciones y experiencias de la actividad profesional de los egresados para labores formativas, académicas, científicas, culturales y de inclusión y mecanismos de participación de los egresados en la autoevaluación y mejoramiento institucional.

 

La condición denota 10 evidencias documentales que incluyen el liderazgo de la Coordinación de Graduados, la Dirección de Extensión y Servicios a la Comunidad y programas académicos.

 

6. MODELO DE BIENESTAR

 

La Institución contará con un modelo que incluye a la comunidad institucional que contenga: política de bienestar asociada a los acuerdos 03 de 1995 y 03 de 2013 el CESU, articulación de procesos y cargos, con servicios de bienestar en procura del desarrollo integral y la convivencia; mecanismos de comunicación y difusión de servicios de evaluación y gestión de peticiones, quejas y reclamos.

 

- Deberá tener también programas orientados a la prevención de la deserción  y la promoción de la graduación de los estudiantes, con alertas tempranas, información cualitativa y cuantitativa, proyección de actividades y recursos, apoyo financiero de estudiantes cuando se requiera y se disponga de recursos, acompañamiento e interacción entre estudiantes, entre éstos y profesores, evidencias de esta condición establece 19 referenciadas en dos grupos que comprometen a la Dirección de Bienestar Institucional y su programa de prevención de la deserción, Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, Dirección de Planeación en lo referente a un sistema integral de PQRS.

 

 

- La Universidad deberá contar con su misión, propósitos y objetivos para proyectar los instrumentos de planeación para que esto sea posible.

 

- Considerar las distintas modalidades en su oferta de programas en las dinámicas institucionales.

 

- Deberá contar con una gestión del talento humano con políticas y procesos para vincular, desarrollar, evaluar, retener el talento humano; procesos de inducción; procesos de contratación, con evaluación de desempeño, regulación de la retención del talento humano.

 

- Deberá contar con disponibilidad de recursos físicos y tecnológicos, con proyección de la población que conforma la comunidad institucional, proyección de los requerimientos físicos y tecnológicos, proyección de requerimientos, atender las necesidades de bienestar, permisos de usos del suelo.

 

Respecto de la infraestructura física deberá contar con descripción de espacios construidos de espacios virtuales, servicios institucionales, espacios de bienestar y para otras necesidades.

 

- La Universidad deberá contar con políticas de  actualización y renovación de la infraestructura física y tecnológica, con políticas de mantenimiento, de conformidad con las necesidades, cumplimientos y propósitos y enmarcados en los recursos financieros previstos.

 

También deberá tener  mecanismos para avanzar en la accesibilidad de la comunidad educativa.

 

Contará también con apoyo tecnológico y sistemas de información, con mecanismos de asistencia técnica o tutorías, acceso a materiales en formato impreso y digital.

 

- Respecto a los recursos financieros, deberá contar con políticas y mecanismos para la obtención de planificación, gestión y control de los recursos financieros;  formulación, ejecución, seguimiento y control de los presupuestos anuales, criterios para la ejecución de asignación de recursos financieros a las diferentes Unidades en calidad institucional y de programa, mecanismos de divulgación de lo aquí señalado y mecanismos de obtención de recursos financieros.

 

Las evidencias de esta condición están en 4 grupos y 25 indicadores en los cuales se observa una responsabilidad directa de la Dirección de Planeación, Departamento de Gestión Humana, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, sin exclusión de otros actores.

 

Esta resolución retoma estas 7 condiciones para procesos de renovación de condiciones institucionales, se debe denotar mejoramiento en las condiciones evaluadas en el proceso anterior y para ello dentro del sistema interno del sistema de la calidad, deberá presentar las decisiones relevantes tomadas y acciones realizadas durante la vigencia del concepto favorable de condiciones institucionales, ajustes o modificaciones realizados a la información que fue presentada en el trámite anterior antes de su radicación de solicitud de registro calificado; las sectorizaciones de planes, proyectos y programas para los siguientes 7 años, que incluya los recursos humanos, físicos y financieros que se pretendan utilizar y las evidencias e indicadores exigidos en las 7 condiciones establecidas a nivel institucional, las cuales retoman los indicadores establecidos en las evidencias para cada una de ellas , siempre en condición de mejora, devolución o crecimiento.

 

La Secretaría General, recomienda que cada una de las Unidades, lea la resolución aquí comentada y será la Rectoría General, con la Dirección de Planeación, quienes establezcan el mecanismo de implementación de los lineamientos acá descritos,  para renovación y obtención de registros calificados.

 

La Rectoría General, la Dirección de Planeación y otras Unidades que tienen marcado protagonismo y liderazgo en el cumplimiento de estas 7 condiciones institucionales, deberán  establecer los procesos e implementación  de los lineamientos establecidos en esta resolución.

 

Se anexa el texto de la misma.