Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 28. Registro de permisos, licencias, días compensatorios, tiquetera emocional, incapacidades y trabajo en casa
Publicado por Secretaria.general el 21/2/2023 (1049 lecturas)
Los Departamentos de Gestión Humana y Relaciones Laborales, con el apoyo de la Secretaría General, allegan el presente formato para registro de permisos, licencias, días compensatorios, tiquetera emocional, incapacidades y trabajo en casa, el cual servirá para análisis institucional, respecto a todas las posibilidades que puede presentar el empleado por fuera del lugar habitual de trabajo.
Tendrá los siguientes lineamientos:
Los días compensatorios de los empleados, deberán ser autorizados previamente por su superior jerárquico y por ende no serán por libre elección del empleado. Por ejemplo, en el caso de Mercadeo, deberán ser autorizados previamente, por su jefe inmediato. Si fuere, el jefe de Comunicaciones, deberá estar autorizado previamente por su jefe inmediato (secretario general). En términos generales, no procede institucionalmente.
Deberán notificarse al Departamento de Relaciones Laborales como un hecho previo y no como un hecho cumplido.
Ningún empleado podrá de manera voluntaria adelantar días de trabajo con compensación de tiempos anticipados, como decir ampliando la jornada de trabajo en horas, con el fin de tener descansos posteriores acumulados.
La solicitud de días compensatorios las hace el empleador por razones urgentes del servicio y no es de libre voluntad del empleado proponerlo para sus propios intereses.
Los días compensatorios deben darse dentro del mes inmediato siguiente, si diere lugar.
Se recuerda que los empleados de dirección, confianza y manejo no están sometidos a los límites de la jornada máxima legal, en razón de las necesidades del servicio.
2. REGISTRO DE LICENCIAS, PERMISOS Y TIQUETERA EMOCIONAL
Deberá registrarse todo permiso, así sea de horas en el empleado respectivo.
Cuando se trate de media jornada o más deberá diligenciarse el formato respectivo para licencias o permisos.
Cuando se trate de la aplicación de la tiquetera emocional, deberán respetarse los términos para concederlos, tal como lo indica la resolución rectoral N° 86 del 28 de noviembre de 2022. Esto es, si al momento de aplicar el tiquete ya cuenta con permisos anteriores por otras razones, se entenderán como un disfrute anticipado.
Cuando se trate de trabajo en casa, deberá ser autorizado institucionalmente por el Departamento de Gestión Humana, previo visto bueno del jefe inmediato y por razones especiales de carácter temporal.
Cuando las razones aducidas para un permiso o licencia, infieran que es para diligencias personales y que no estén probadas por razones de fuerza mayor, salud, calamidades, entre otras, por regla general, en caso de concederse, serán no remuneradas.
Se entenderá por jefe inmediato el que tenga personal a su cargo, jefe mediato, será el superior jerárquico del jefe inmediato.
Para conceder los permisos y licencias, el jefe inmediato deberá verificar que el solicitante se encuentre al día con sus responsabilidades, no tenga pendientes en los días en que lo solicita y por ende no haya una afectación esencial del servicio. Si hay reuniones programadas, eventos agendados o responsabilidades que deban cumplirse en esos días o jornadas, no podrá darse el permiso respectivo.
El registro deberá ser ascendente y guardando siempre el histórico, año por año, y servirá también para hacer un análisis de permisos reiterados en personas, si son remunerados o no, las razones de los mismos, entre otros, repitencia de incapacidades, para ser considerados en el momento de la autorización y análisis estadísticos de los Departamentos de Gestión Humana y Relaciones Laborales.
Cualquier autorización sin el registro correspondiente, podrá implicar las amonestaciones correspondientes, cuando se identifique que el empleado no está en la universidad, sin la autorización correspondiente y máxime por los riesgos que puede generar frente a la ARL por contingencia o riesgos, por fuera de su lugar de trabajo y en horario laboral.
Periódicamente, el jefe de la unidad que tenga dependencias a su cargo, deberá allegar el cuadro al jefe del subsistema, por solicitud de este o a los departamentos de Gestión Humana y Relaciones Laborales por solicitud de éstos. Por ejemplo, las unidades de Secretaría General, al secretario general y los departamentos ya dichos.
Toda solicitud permisos, licencias, días compensatorios, tiquetera emocional, incapacidades y trabajo en casa, debe oficializarse institucionalmente, mediante comunicado por email o carta a la cuenta institucional del jefe inmediato y no de manera verbal, ni por intermedio de redes sociales o whatsapp personal. Debe quedar la evidencia de la solicitud con carácter institucional. Los permisos y licencias, están diseñados para ser tramitados mediante el formato, el cual se anexa.
Los empleados de cada unidad tendrán derecho a conocer los registros de ausencias, por parte de su jefe inmediato cuando se trate de solicitudes en el mismo sentido u otras consideraciones que deban tenerse.
El jefe que registra a sus dependientes, también deberá autoregistrarse, sin perjuicio también del registro que deba hacer su superior jerárquico, de lo cual deberá existir coincidencia entre ambos registros.
Se adjunta el formato respectivo.
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