Con fines propositivos y después de varios años de experiencia en la rendición de cuentas, se proponen algunos lineamientos para sus presentaciones, buscando el cumplimiento de la norma y que el proceso sea efectivo dentro del análisis, evaluación y proyección institucional:

 

1. Referentes normativos:

 

La rendición de cuentas está reglamentada normativamente en el decreto 1330 de 2019, Resolución Ministerial 015224 de 2020 (derogada por la Resolución 2265 del 15 de febrero de 2023), Acuerdo CESU 02 de 2017, Código de Buen Gobierno y Transparencia (Acuerdo Superior  03 del 13 de agosto de 2019), Estatuto General (Acuerdo Superior 01 del 9 de febrero de 2021),  Acuerdo Superior 06 de marzo 17 de 2021, calendario administrativo resolución rectoral N° 82 del 4 de noviembre de 2022.

 

 

La rendición de cuentas debe ser un acto con formalidad institucional en su preparación, análisis de información, presentación y desarrollo, evaluación y evidencias que deben consolidarse para dar cumplimiento a la condición institucional referente al gobierno de la instituciones de educación superior. 

 

En el evento de rendición de cuentas, con norma interna, intervienen el Departamento de Gestión Humana, la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas con poder de convocatoria para las unidades obligadas a rendir cuentas. Debe haber sincronización entre estas unidades y preferiblemente con la Dirección de Planeación relacionado con los datos y estadísticas relevantes que conforman la rendición de cuentas.

 

Debe hacerse con suficiente tiempo y generar recordación. No dejarlo solo para el día anterior en un correo electrónico o en un flash comunicacional. 

 

La rendición de cuentas debe tener una convocatoria institucional para los públicos de interés: órganos de gobierno, consejos de facultad, comités curriculares, comités de dirección en los Centros Regionales, empleados, docentes, estudiantes, egresados, familias, sector productivo, agencias de prácticas, medios de comunicación, sociedad civil, entre otros.  La convocatoria debe articularse con la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas utilizando los canales de difusión: redes sociales, correos electrónicos, sitio web, entre otros.

La participación debe ser responsable y con el máximo de convocatoria y asistencia de los públicos referidos.

 

Los decanos y directores de Centros Regionales, deben garantizar la participación de estudiantes que podrían ser representantes a comités curriculares y a consejos de facultad. 

 

Se recomienda siempre la asistencia de  directivos con sus grupos de trabajo, dada la formalidad del evento.

 

 

La Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, debe dar un acompañamiento comunicacional en las jornadas de rendición de cuentas, tanto en las convocatorias previas que deben ser varias por diferentes medios y a todos los públicos, desarrollos de piezas publicitarias, como en el acto mismo, con un acto protocolario de presentación, con todas las formalidades que ello requiere y montaje de las evidencias en el sitio web.

 

Además diseñar e-cards y otras piezas para el sitio web y difusión en redes sociales, que deben estar disponibles con información sugerida como "U Católica Luis Amigó, cómo vamos.... Rendición de cuentas 20___ (colocar la unidad responsable y las sedes, Medellín y Centros Regionales y la fecha)".

 

Acompañar en toda la presentación el evento de rendición de cuentas, con guiones protocolarios, disposición de sonido, piezas gráficas y distribución del auditorio que garantice participación y buena percepción, con carácter dinámico de las exposiciones.   

 

 

Los informes de rendición de cuentas deben allegarse con una estructura formal al menos ocho días antes al Departamento de Gestión Humana, quien hará la sistematización y allegará posteriormente a Comunicaciones para montaje en el sitio web en cumplimiento del Acuerdo Superior 06 de 2021  y las evidencias que deben conservarse para renovación de condiciones institucionales. 

 

 

La rendición de cuentas tiene una estructura en su presentación establecida en el Acuerdo CESU 02 de 2017, retomada en la Resolución MEN 015224 e incorporada en el Acuerdo Superior 06 de 2021.

 

 

"a. Realización de la Misión y el Proyecto Educativo Institucional

b. La adecuada gestión realizada por la Unidad y el eficiente y eficaz manejo de los recursos.

c. Los proyectos por realizar según la planeación institucional en dicho periodo (Plan de Desarrollo, Plan de Acción Institucional, Plan Operativo, entre otros).

d. Tareas cumplidas y no cumplidas en relación con lo planeado y las responsabilidades orgánicas (metas de cumplimiento, metas no cumplidas en sus porcentajes, con explicación de las razones de incumplimiento y evidencias de lo cumplido).

e. Correctivos y mejoras para lograr el cumplimiento de lo no realizado.

f. Otros resultados que deban ser considerados en la exposición".

 

- Contar lo que ordinariamente se hace en una gestión.

 

- Describir procedimientos de la unidad.

 

- Contar historias o anécdotas relevantes.

 

- Informar sesgadamente lo que conviene de una gestión para no quedar en evidencia frente a incumplimientos. 

 

- Un comité de aplausos para el expositor.

 

- Una exposición o descripción  de sentimientos y emociones. 

 

 

 

- Contar resultados de una gestión y sus porcentajes de cumplimiento.

 

- Contar lo que debiendo haber hecho no se hizo, indicando razones de incumplimiento y plan de mejoramiento para cumplirlo efectivamente.

 

- Son avances y resultados de gestión previa determinación de objetivos, metas y estrategias de seguimiento.

 

- Enfrentarse a la verdad de una gestión, comunicada a la sociedad, representada en los públicos de interés. 

 

- Una autoevaluación de gestión, con indicadores objetivos, que se exponen para ser evaluados por la sociedad. Lo ideal es que haya concordancia hermética entre lo que se dice, se hace, se muestra, se percibe y se valora por la sociedad.

 

 

- Quién rinde cuentas, debe tener referentes objetivos para la realización de la misma.

 

- Articulación Plan de Desarrollo, Plan de Acción Institucional, Plan Operativo.

 

- Proyecto Educativo Institucional.

 

- Estructura Orgánica.

 

- Código de Buen Gobierno y Transparencia.

 

- Demás lineamientos y reglamentos institucionales que determinan responsabilidades.

 

 

- La sesión de rendición de cuentas debe tener un carácter protocolario, formal, debidamente preparado con exposiciones sucintas, centradas en aspectos relevantes de la gestión y resultados del periodo que se pretende informar (un año).

 

- Debe haber ambientación gráfica en el auditorio.

 

- Se recomienda una introducción con un video que sensibilice frente a la rendición de cuentas: que es, para qué, en qué ayuda a las organizaciones, fundamento legal.

 

- Una introducción institucional sobre lo que se pretende, la forma como se hará, las Unidades que presentarán la rendición de cuentas.

 

En los Centros Regionales será realizada por el Director.

 

- La presentación de las Unidades programadas que podrán ser de cuatro maneras:

 

a). Con exposición en tiempo real del responsable, con ayudas gráficas, expeditas, objetivas, concretas, comprensibles, directas, sucintas, creíbles y veraces.  

 

b). Vídeos previamente elaborados por el responsable (con edición y formalidad gráfica y de sonido), con una duración no superior a 10 minutos. Si es en un video, debe estar presente también el líder de la unidad  para el momento de interpelaciones, preguntas y comentarios.

 

c). La mezcla de los dos para dinamizar positivamente el evento.

 

d). La unificación en un solo exponente, que podrá ser en un solo alto directivo institucional que consolide todas las presentaciones de los programados en la sesión, en un solo discurso. Los responsables deben estar presentes para hacer aclaraciones, realizar profundizaciones o resolver inquietudes e interpelaciones del público.

 

- Después de cada exposición se debe dar un espacio para interpelaciones, preguntas y comentarios. El fin de la retención de cuentas, es exponerse a la sociedad, a la crítica y dar la posibilidad del intercambio de ideas. No dejar este espacio para el final de la sesión, pues impide la interlocución de los actores.

 

10. Evidencias de la sesión: 

  

Se deben dejar las evidencias de la sesión: 

 

- Evidencia de las convocatorias adecuadas a todos los públicos.

 

- Evidencias de los informes de los expositores.

 

- Evidencia de la sesión. Se recomienda la grabación o filmación de la sesión y la transmisión en tiempo real a otros públicos de las regiones en las que la universidad hace presencia. 

 

11. Disposición de las evidencias:

 

Las evidencias deben de ser custodiadas para fines de renovación de condición institucional de gobierno. El Departamento de Gestión Humana está encargado de ello y también de trasladarlas a la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas para  que estén disponibles en el sitio web para consulta y comentarios de la sociedad. 

 

Los Centros Regionales enviarán las evidencias al Departamento de Gestión Humana, los informes previos y se articularán con la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas para las piezas comunicacionales, apoyo al protocolo del evento, entre otros.   

 

  

Después de cada sesión de rendición de cuentas se debe buscar la evaluación de la sociedad frente a la rendición de cuentas de toda la anualidad, buscando cualquier medio de consulta (puede ser formulario Google), donde se puedan expresar frente a todos los puntos reseñados, con miras de mejoramiento. El Departamento de Gestión Humana, como responsable, debe buscar la evaluación y sistematización de la misma.