Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 108. Recorderis lineamientos rectorales para la interacción digital con los empleados.
Publicado por Secretaria.general el 17/2/2023 (439 lecturas)
Nuevamente doy a conocer a toda la comunidad universitaria los lineamientos rectorales, comunicado 62491 del 17 de febrero de 2021, relativo a la interacción digital con los empleados, así:
Lineamientos rectorales para la interacción digital con los empleados. Comunicado 62491
Con el fin de garantizar los procesos comunicacionales con los empleados, salvaguardando el derecho al descanso, la intimidad de las personas, el buen trato y no incurrir en conductas presuntas de acoso laboral, la Rectoría General estableció “lineamientos institucionales para la interacción digital con nuestros empleados”, según consta en el comunicado 62491.
Con el fin de garantizar los procesos comunicacionales con los empleados, salvaguardando el derecho al descanso, la intimidad de las personas, el buen trato y no incurrir en conductas presuntas de acoso laboral, la Rectoría General estableció “lineamientos institucionales para la interacción digital con nuestros empleados”, según consta en el comunicado 62491.
Se destaca en él lo siguiente:
1. Jornada laboral:
1. Jornada laboral:
La Universidad tiene establecida una jornada laboral para los empleados administrativos de 44.5 horas a la semana y 40 horas para los docentes. Los jefes deberán ser respetuosos de dichas jornadas y en aquellos casos en que, por sus planes de trabajo, como es el caso de los docentes, cumplan su tiempo en espacios que no coincidan completamente con los de sus jefes, deberán ser siempre respetados.
2. Citación a reuniones:
2. Citación a reuniones:
Se deberán seguir los lineamientos dados por esta Rectoría al respecto, respetando las jornadas pactadas en los planes de trabajo con los docentes o quienes deban cumplir un horario diferente. Se advierte que ningún docente está autorizado para dejar sin clase a sus alumnos para asistir a reuniones, salvo cuando sea miembro de un Consejo o Comité que deba reunirse en un espacio que coincida con la hora de clase, dejando las actividades que correspondan a éstos.
3. Respeto a los momentos de descanso:
Se deberán respetar los momentos de descanso del empleado, a saber: espacio para el almuerzo, horarios anteriores y posteriores a la jornada de trabajo, fines de semana, vacaciones, licencias remuneradas o no, incapacidades, entre otros.
Ningún jefe podrá tener interacción digital con sus empleados en estos espacios, salvo razones de fuerza mayor y que cuente con el consentimiento expreso, libre y voluntario del trabajador.
Bajo ningún aspecto, los jefes podrán enviar comunicados que generen cumplimiento de tareas o responsabilidades en los que el trabajador deba disponer de sus tiempos de descanso para su cumplimiento.
De igual manera, no se deben enviar en los horarios extremos de culminación de una jornada laboral, esperando que la tarea sea cumplida para el inicio de la jornada laboral siguiente, pues afecta la tranquilidad y el descanso del empleado. Por ejemplo, cuando el jefe envía un email al empleado faltando 10 minutos para terminar la jornada laboral para que entregue un informe al otro día al inicio de la jornada
4. Empleados de dirección, confianza o manejo
Según el Código Sustantivo del Trabajo, no están sometidos a la jornada ordinaria laboral. No obstante, deberán respetar la jornada laboral de sus empleados y dependientes.
Los empleados de este nivel, sí podrán ser convocados, con un carácter excepcional siempre que haya urgencia y no se pueda esperar hasta el inicio de la jornada para dar solución a un asunto, por ejemplo, cuando se deba responder a una tutela, con términos perentorios, estando en época de descanso o se presente una situación fáctica o legal que implique la convocatoria o intervención de los empleados.
5. Derecho a acudir a servicios médicos
El empleador respetará los espacios de los trabajadores cuando deban acudir al médico, haciendo uso de su EPS o la póliza de salud, lo cual deberá ser informado en los términos del Reglamento Interno del Trabajo. Si el trabajador reporta patologías en salud que requieren la intervención clínica inmediata, se debe respetar este espacio y no colocar sobrecargas en el mismo momento que puedan agravar su estado.
6. Comunicación digital vía whatsapp, email u otras plataformas, uso de redes, entre otros.
Existen suficientes desarrollos jurisprudenciales y doctrinales frente a los límites que tienen los empleadores para este tipo de comunicaciones.
Los comunicados por whatsapp deben ser autorizados por el mismo trabajador y solo dentro de la jornada laboral correspondiente para el empleado. No se debe difundir el número personal de los empleados whatsapp, sin la autorización de los mismos.
Los comunicados por email, se realizarán a la cuenta institucional del trabajador o a la personal que éste indique.
Las interacciones digitales que se realicen por plataformas como zoom u otros similares, no podrán obligar la activación de la cámara por parte de los trabajadores, salvo que esto sea completamente indispensable para los fines propuestos de la reunión o la interacción digital.
En recientes análisis doctrinales se ha indicado que imponer esta obligación, sin fines esenciales, puede constituir acoso laboral.
7. Interacción con personas desvinculadas, en el interregno de un período a otro
Cuando un empleado o un docente termine su vinculación laboral, al terminar el semestre o su contrato de trabajo, no se debe generar interacción digital con sus jefes que impliquen compromisos, apoyos o asignación de tareas, pues éstos ya no tienen el carácter de trabajadores y por ende no hay subordinación jurídica.
8. Respeto a incapacidades y licencias de maternidad.
Por ninguna razón, deberá haber interacción digital entre jefes y empleados que generen responsabilidades, compromisos, tareas, productos, esfuerzos, entre otros a los empleados que se encuentren en estado de incapacidad por problemas de salud o disfruten de su licencia de maternidad. Estos espacios son solo para que el trabajador asuma la recuperación de su enfermedad o los compromisos de la maternidad.
Claro está, debemos fomentar la cultura del reporte oportuno de incapacidades por parte de los empleados (les estaremos entregando el procedimiento de este asunto para que nos colaboremos entre todos y hacer llegar la incapacidad lo más pronto posible a Relaciones Laborales).
Cuando un empleado se encuentre en incapacidad médica prolongada o licencia, puede programar un mensaje automático en su correo electrónico para que las personas que lo requieran conozcan que no está disponible, así sabrán que debe dirigirse a alguien más.
9. Derecho a la desconexión digital
La Universidad garantiza el derecho que tiene el trabajador para hacer uso de su descanso, desconectarse de su entorno de trabajo digital y no exigir la hiperconectividad desproporcionada a los trabajadores. En términos prácticos, esto significaría: el derecho a no contestar comunicados, llamadas, whatsapp, no ser convocado a reuniones, hacer tareas, entre otros, por fuera de la jornada laboral.
Los jefes deberán tener la jornada de trabajo de sus empleados y los tiempos de descanso y ceñirse a éstos para cualquier interacción digital.
10. El derecho a la información.
El derecho a la desconexión digital y las limitantes a la interacción digital, en el entorno de trabajo digital, no excluyen el derecho a la información.
La Institución podrá remitir a los correos institucionales información de interés, que sea relevante comunicar y el trabajador tendrá libertad para acceder a ella en cualquier momento.
11. Derecho al buen trato
Todos los empleados de la Universidad estamos llamados al trato respetuoso y cordial a través de cualquier medio y en toda interacción humana. Debemos cuidar las normas básicas de la etiqueta y recordar en todo momento que detrás de cada pantalla hay un ser humano que comparte con nosotros el derecho al buen trato.
Con estos lineamientos esperamos garantizar la eficiencia en nuestros procesos de interacción digital y todo lo que implique el buen descanso de nuestros trabajadores. Este respeto, en los lineamientos dados, también debe darse cuando la prestación del servicio se realice en el lugar de trabajo.
3. Respeto a los momentos de descanso:
Se deberán respetar los momentos de descanso del empleado, a saber: espacio para el almuerzo, horarios anteriores y posteriores a la jornada de trabajo, fines de semana, vacaciones, licencias remuneradas o no, incapacidades, entre otros.
Ningún jefe podrá tener interacción digital con sus empleados en estos espacios, salvo razones de fuerza mayor y que cuente con el consentimiento expreso, libre y voluntario del trabajador.
Bajo ningún aspecto, los jefes podrán enviar comunicados que generen cumplimiento de tareas o responsabilidades en los que el trabajador deba disponer de sus tiempos de descanso para su cumplimiento.
De igual manera, no se deben enviar en los horarios extremos de culminación de una jornada laboral, esperando que la tarea sea cumplida para el inicio de la jornada laboral siguiente, pues afecta la tranquilidad y el descanso del empleado. Por ejemplo, cuando el jefe envía un email al empleado faltando 10 minutos para terminar la jornada laboral para que entregue un informe al otro día al inicio de la jornada
4. Empleados de dirección, confianza o manejo
Según el Código Sustantivo del Trabajo, no están sometidos a la jornada ordinaria laboral. No obstante, deberán respetar la jornada laboral de sus empleados y dependientes.
Los empleados de este nivel, sí podrán ser convocados, con un carácter excepcional siempre que haya urgencia y no se pueda esperar hasta el inicio de la jornada para dar solución a un asunto, por ejemplo, cuando se deba responder a una tutela, con términos perentorios, estando en época de descanso o se presente una situación fáctica o legal que implique la convocatoria o intervención de los empleados.
5. Derecho a acudir a servicios médicos
El empleador respetará los espacios de los trabajadores cuando deban acudir al médico, haciendo uso de su EPS o la póliza de salud, lo cual deberá ser informado en los términos del Reglamento Interno del Trabajo. Si el trabajador reporta patologías en salud que requieren la intervención clínica inmediata, se debe respetar este espacio y no colocar sobrecargas en el mismo momento que puedan agravar su estado.
6. Comunicación digital vía whatsapp, email u otras plataformas, uso de redes, entre otros.
Existen suficientes desarrollos jurisprudenciales y doctrinales frente a los límites que tienen los empleadores para este tipo de comunicaciones.
Los comunicados por whatsapp deben ser autorizados por el mismo trabajador y solo dentro de la jornada laboral correspondiente para el empleado. No se debe difundir el número personal de los empleados whatsapp, sin la autorización de los mismos.
Los comunicados por email, se realizarán a la cuenta institucional del trabajador o a la personal que éste indique.
Las interacciones digitales que se realicen por plataformas como zoom u otros similares, no podrán obligar la activación de la cámara por parte de los trabajadores, salvo que esto sea completamente indispensable para los fines propuestos de la reunión o la interacción digital.
En recientes análisis doctrinales se ha indicado que imponer esta obligación, sin fines esenciales, puede constituir acoso laboral.
7. Interacción con personas desvinculadas, en el interregno de un período a otro
Cuando un empleado o un docente termine su vinculación laboral, al terminar el semestre o su contrato de trabajo, no se debe generar interacción digital con sus jefes que impliquen compromisos, apoyos o asignación de tareas, pues éstos ya no tienen el carácter de trabajadores y por ende no hay subordinación jurídica.
8. Respeto a incapacidades y licencias de maternidad.
Por ninguna razón, deberá haber interacción digital entre jefes y empleados que generen responsabilidades, compromisos, tareas, productos, esfuerzos, entre otros a los empleados que se encuentren en estado de incapacidad por problemas de salud o disfruten de su licencia de maternidad. Estos espacios son solo para que el trabajador asuma la recuperación de su enfermedad o los compromisos de la maternidad.
Claro está, debemos fomentar la cultura del reporte oportuno de incapacidades por parte de los empleados (les estaremos entregando el procedimiento de este asunto para que nos colaboremos entre todos y hacer llegar la incapacidad lo más pronto posible a Relaciones Laborales).
Cuando un empleado se encuentre en incapacidad médica prolongada o licencia, puede programar un mensaje automático en su correo electrónico para que las personas que lo requieran conozcan que no está disponible, así sabrán que debe dirigirse a alguien más.
9. Derecho a la desconexión digital
La Universidad garantiza el derecho que tiene el trabajador para hacer uso de su descanso, desconectarse de su entorno de trabajo digital y no exigir la hiperconectividad desproporcionada a los trabajadores. En términos prácticos, esto significaría: el derecho a no contestar comunicados, llamadas, whatsapp, no ser convocado a reuniones, hacer tareas, entre otros, por fuera de la jornada laboral.
Los jefes deberán tener la jornada de trabajo de sus empleados y los tiempos de descanso y ceñirse a éstos para cualquier interacción digital.
10. El derecho a la información.
El derecho a la desconexión digital y las limitantes a la interacción digital, en el entorno de trabajo digital, no excluyen el derecho a la información.
La Institución podrá remitir a los correos institucionales información de interés, que sea relevante comunicar y el trabajador tendrá libertad para acceder a ella en cualquier momento.
11. Derecho al buen trato
Todos los empleados de la Universidad estamos llamados al trato respetuoso y cordial a través de cualquier medio y en toda interacción humana. Debemos cuidar las normas básicas de la etiqueta y recordar en todo momento que detrás de cada pantalla hay un ser humano que comparte con nosotros el derecho al buen trato.
Con estos lineamientos esperamos garantizar la eficiencia en nuestros procesos de interacción digital y todo lo que implique el buen descanso de nuestros trabajadores. Este respeto, en los lineamientos dados, también debe darse cuando la prestación del servicio se realice en el lugar de trabajo.
Anexo el radicado
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