Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 29: Reglamentación Rendición de Cuentas, Acuerdo Superior 06 del 17 de marzo de 2021
Publicado por Secretaria.general el 16/2/2023 (625 lecturas)
El Código de Buen Gobierno y Transparencia, Acuerdo Superior 03 del 13 de agosto de 2019 en su Artículo 30, establece “El Consejo Superior, conforme con el Decreto 1330 de 2019 y demás legislación complementaria, establecerá mecanismos de la rendición de cuentas como una expresión de transparencia, responsabilidad, mejoramiento, planeación y direccionamiento estratégico”.
El mismo Artículo de la Norma citada también indica que “la rendición de cuentas será establecida en la Universidad Católica Luis Amigó para todos los actores que participan en el direccionamiento estratégico de la Institución, o que tengan responsabilidades de administración de bienes y servicios, proyección y desarrollo de funciones sustantivas, apoyo estratégico, empleados de dirección, confianza, manejo y alta responsabilidad.”
La Resolución 015224 de 2020, del Ministerio de Educación Nacional, ordena en la condición institucional relativa a “Estructura Administrativa y Académica”, en su Artículo 21 lo relativo a la rendición de cuentas institucional y solicita que la Institución de Educación Superior indique “a quién les rendirá cuentas sobre el desempeño institucional, la periodicidad y los medios de difusión a utilizar, entre otros aspectos, teniendo en cuenta lo previsto en el Acuerdo 02 de 2017 y 02 de 2020 del Consejo Nacional de Educación Superior – CESU”.
De igual manera está reglamentado en el Acuerdo CESU 02 de 2017.
Consecuentes con la necesidad de fortalecer la autonomía universitaria, exponer con transparencia la gestión institucional ante los públicos de interés, generar compromisos con el desarrollo de la Misión Institucional y el cumplimiento del Proyecto Educativo, crear condiciones de confianza y transparencia en el gobierno institucional, articular la Universidad como un todo, una unidad, con carácter integrador en Medellín y sus Centros Regionales, en materia de rendición de cuentas, el Consejo Superior reglamentó ésta, según el Acuerdo Superior No. 06 del 17 de marzo de 2021.
En este sobresale:
OBLIGADOS A RENDIR CUENTAS:
1. Órganos de gobierno:
A. Consejo Superior: quien lo hará mediante presentación del informe anual de su gestión, que será divulgado por la Secretaría General y puesto en el sitio web para lectura y comentarios de la comunidad universitaria y la sociedad civil. También podrá hacerlo directamente su Presidente o el miembro del Consejo Superior que éste delegue para realizarlo ante la comunidad y grupos de interés.
B. Rector General y Representante Legal: quien lo realizará una vez al año ante el Consejo Superior y ante la comunidad y grupos de interés.
2. Directivos de alto nivel y Vicerrectores.
- Vicerrectores y sus Unidades adscritas (Académico, Investigaciones y Administrativo y Financiero). Lo harán una vez al año ante la comunidad y grupos de interés.
- Directores y sus Unidades adscritas: Planeación, Bienestar Institucional, Extensión y Servicios a la Comunidad, jefe de la Oficina de Cooperación Institucional y Relaciones Internacionales y Directores de Centros Regionales. Lo harán una vez al año ante la comunidad y grupos de interés.
- Decanos de Facultad y Director Escuela de Posgrados o quienes hagan sus veces, lo harán una vez al año ante la comunidad y grupos de interés.
- Departamento de Gestión Humana y sus Unidades adscritas. Lo harán una vez al año ante la comunidad y grupos de interés. Debería ser el literal D.
- Equipos directivos de los Centros Regionales y sus Coordinadores de Programas Académicos, lo harán por escrito en cada anualidad ante el director del Centro Regional para la consolidación de su informe final.
- Directores de Programas, Coordinadores de Posgrados, jefes de Unidades Académicas y Administrativas, lo harán por escrito en cada anualidad ante el jefe del subsistema o alto directivo, para la consolidación de sus informes finales.
- Revisor Fiscal, en los términos que indica el Código de Buen Gobierno y Transparencia y el Estatuto General. Lo hará ante el Consejo Superior en cada anualidad o en los términos que indiquen las normas internas.
Los directivos académicos y administrativos también podrán ser citados en rendición de cuentas por el Consejo Superior y el Rector General, cuando lo consideren conveniente.
En los Centros Regionales también deberán programarse otros espacios de rendición de cuentas, ante los respectivos públicos de interés de la región, incluidos los miembros de los Comités constituidos en cada Centro Regional y las redes, mesas de trabajo y otras en las que éste hace presencia.
Serán organizados por el Director en cada anualidad, en el mes de abril o en el que se designe en la disposición interna y convocará para rendición de cuentas a los miembros del Comité de Dirección, Coordinadores de Programas Académicos y otros que considere pertinentes. El Director también rendirá cuentas con su equipo y dejará las evidencias respectivas en actas y siguiendo los lineamientos de esta disposición.
También podrán ser invitados los miembros del Comité Rectoral, del Consejo Superior para que hagan presencia, o haciendo uso de las mediaciones tecnológicas.
El Rector General también podrá convocar en rendición de cuentas a otros directivos u órganos colegiados que considere procedentes.
CONVOCATORIA PARA JORNADAS DE RENDICIÓN DE CUENTAS
La Universidad, por intermedio del Departamento de Gestión Humana y la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, hará la convocatoria pública para la participación en las jornadas de rendición de cuentas en Medellín y los Centros Regionales, haciendo uso de los diferentes medios de difusión, con el fin de garantizar la adecuada planeación de los actores y la asistencia de los públicos de interés en las mismas.
El público de interés de la Universidad es: miembros de órganos colegiados, gobierno provincial, profesores, estudiantes, personal administrativo, padres de familia, otras instituciones de educación superior, medios de comunicación, agencias de cooperación, agencias de prácticas, organizaciones de la sociedad civil, entre otras, con especial atención en aquellos actores de las regiones donde la Universidad hace presencia, y serán convocados previamente por los medios de difusión dispuestos.
En los Centros Regionales se convocarán a los grupos de interés de incidencia en la región y la coordinación, organización, planeación y desarrollo de la rendición de cuentas será responsabilidad del director del Centro Regional, coadyuvado por los miembros del Comité de Dirección.
MODALIDAD DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
La rendición de cuentas se hará teniendo en cuenta las siguientes modalidades:
1. Escrita, con difusión virtual y montaje en el sitio web, como el caso del Consejo Superior. El presidente del Consejo Superior podrá optar también por realizar socialización virtual o presencial.
2. Escrita, con socialización virtual, presencial o mixta, con difusión en el sitio web para conocimiento y comentarios de la comunidad universitaria, públicos de interés y la sociedad civil, lo cual aplica siempre para el Rector y Representante Legal y demás directivos en Medellín y Centros Regionales.
Se preferirá siempre la socialización presencial, para garantizar la interlocución y diálogo directo. La socialización virtual acontecerá cuando por circunstancias extremas o de fuerza mayor no se pueda desarrollar de manera presencial.
PERIODICIDAD DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS.
En todos los órdenes, la rendición de cuentas tendrá una periodicidad anual y se determinará en el calendario administrativo de la Universidad, mediante Resolución Rectoral u otra disposición interna. Cuando sea indispensable, podrá hacerse con otra periodicidad inferior al año, según lo considere el Rector General.
PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS.
La rendición de cuentas deberá tener una adecuada planeación y estructura por parte de cada una de las Unidades que están obligadas a hacerlo. Siempre versará sobre las ejecutorias realizadas en el año calendario inmediatamente anterior.
Deberá tener en cuenta, entre otros, los siguientes elementos, según lo indica el Acuerdo CESU 02 de 2017 y el Código de Buen Gobierno y Transparencia, ciñéndose estrictamente a los lineamientos que se indican a continuación:
a. Realización de la Misión y el Proyecto Educativo Institucional
b. La adecuada gestión realizada por la Unidad y el eficiente y eficaz manejo de los recursos.
c. Los proyectos por realizar según la planeación institucional en dicho periodo (Plan de Desarrollo, Plan de Acción Institucional, Plan Operativo, entre otros).
d. Tareas cumplidas y no cumplidas en relación con lo planeado y las responsabilidades orgánicas (metas de cumplimiento, metas no cumplidas en sus porcentajes, con explicación de las razones de incumplimiento y evidencias).
e. Correctivos y mejoras para lograr el cumplimiento de lo no realizado.
f. Otros resultados que deban ser considerados en la exposición.
La Rectoría General podrá generar otra estructura o lineamientos para la presentación de los informes de rendición de cuentas.
Además de la rendición de cuentas, la Universidad adopta los informes de gestión, los cuales deberán ser entregados por los jefes de todas las Unidades Académicas y Administrativas en Medellín y Centros Regionales, con una periodicidad así:
Primer semestre:
Hasta junio 20 (gestión del primer semestre del año en curso)
Segundo semestre:
Hasta noviembre 20 (gestión de lo ejecutado en la misma anualidad)
Estos informes deben dar cuenta de lo desarrollado por cada Unidad de conformidad con las responsabilidades asignadas en la Estructura Orgánica y demás reglamentos. Serán radicados en la Oficina para la Administración de Documentos y consolidados por el Jefe de cada uno de los subsistemas y miembros del Consejo Superior y en el caso de los Centros Regionales, por los Directores. Presentados en la forma y extensión en que indique la Rectoría General y estarán disponibles en el sitio web en cada anualidad.
INFORMES ESCRITOS PREVIOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Los informes de rendición de cuentas deberán entregarse en escrito previo, ejecutivo, estructurado y conforme con los lineamientos indicados (según el Acuerdo CESU 02 de 2017), al menos 5 días antes de la socialización, dirigidos al Rector General o quien éste indique. En los niveles inferiores de una Unidad deberán allegarse al Jefe de la misma para la consolidación de su respectivo informe de rendición de cuentas.
Deberán radicarse en la Oficina para la Administración de Documentos y vincularse en el sitio web de la Institución con secuencia, año por año, con el fin de visibilizar los avances de un informe a otro. En cualquier momento, la comunidad universitaria, los públicos de interés y la sociedad civil podrá expresarse frente a los informes de rendición de cuentas y expresar sus opiniones o inquietudes en la cuenta buengobierno@amigo.edu.co o por cualquiera de los canales de atención al usuario. Lo allegado será tramitado ante la Unidad respectiva con el fin de dar respuesta a quienes deseen expresarse.
La Unidad remitente deberá remitir los archivos en Word a la Rectoría General, por si son requeridos los textos posteriormente por parte de la alta dirección, órganos de gobierno o Unidades de control internas y externas.
DESARROLLO DE LA SESIÓN Y EVIDENCIAS
De cada sesión de rendición de cuentas, se hará transmisión virtual, grabación de la misma y será montada en el sitio web institucional para conocimiento de la sociedad y los grupos de interés que no hayan podido asistir. En los Centros Regionales deberá disponerse en el subsitio web asignado a cada uno de estos.
Tal como lo indica el Código de Buen Gobierno, el Departamento de Gestión Humana sistematizará cada jornada de rendición de cuentas y dejará las evidencias en actas sobre el desarrollo de la sesión, interpelaciones y listados de asistentes. En los Centros Regionales, la sistematización, evidencias y listados de asistentes serán organizados por el Director o quien éste delegue, los cuales deberán también ser radicados en la Oficina para la Administración de Documentos.
Se anexa el Acuerdo Superior 06 del 17 de marzo de 2021.
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