1.    Deben ser enviados a la cuenta secretaria.general@amigo.edu.co de la siguiente manera:

 

·         Con formato de remisión para revisión jurídica, completamente diligenciado por el solicitante.

 

·         Revisar la composición del texto que no le falten cláusulas y que tenga la numeración completa de las mismas. Que no tenga errores de transcripción ni ortográficos, con nombres completos de los suscribientes, entre otros.

 

·         Deben enviarse en formato Word, para poder revisarse, ajustarse y colocarse la firma del Rector General y Representante Legal.

 

·         Convenios o contratos que lleguen en formato PDF no serán tramitados y por ende serán devueltos.

 

·         Se admiten contratos que traigan originales de la otra entidad, pero sin firmas escaneadas. En este caso deben colocarse ambas firmas, de manera autógrafa, emitida por los suscribientes.

 

·         Los que sean objetados para la firma, deberán subsanarse en los aspectos denotados por la Secretaría General, para poder ser tramitados de nuevo.

 

2.    La Unidad requirente será la responsable de la impresión, trámite de la firma ante la otra entidad, traerlos nuevamente a la Universidad para archivo dejando todo este trámite y su trazabilidad con el apoyo de la secretaria de Rectoría.

 

Esto implica que las secretarias y auxiliares deberán estar atentas a la impresión, entrega en Rectoría para registro, traslado a Administración de Documentos para firma del Rector, recepción de firmas, guarda de copia en archivo institucional y devolución de copia a la Unidad requirente para hacerla llegar a la otra parte firmante.

 

Para la radicación deberá estar siempre acompañada de la ficha remisión para revisión jurídica con la firma de la Secretaría General.