Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 52. Tenga en cuenta sugerencias de creación de reglamentos. Acuerdos Superiores 07 y 08 de febrero 9 de 2021
Dentro del gobierno institucional, los reglamentos internos deben tener el máximo de consenso y participación de la comunidad académica: administrativos, docentes, estudiantes, graduados y otros públicos de interés de la universidad.
La Resolución 015224 de 2020 del Ministerio de Educación Nacional, relacionada con las condiciones institucionales de Registro Calificado, en su Artículo 22, establece que la Universidad deberá demostrar “la participación de la comunidad académica en procesos de toma de decisiones", lo cual es consecuente con el Código de Buen Gobierno y Transparencia en su artículo 14.
El Artículo 56 del Código de Buen Gobierno y Transparencia establece lo relacionado con la construcción participativa. Indica que “a nivel interno se crearán canales de comunicación, interacción y discusión para la construcción y evaluación de los grandes lineamientos institucionales para el desarrollo eficiente de su Proyecto Educativo: Proyecto Educativo Institucional, Plan de Desarrollo, Plan de Acción Institucional, lineamientos en relación con las funciones sustantivas y otros que por su naturaleza sea conveniente su socialización y máximo de consenso".
Para ganar en legitimidad y consenso, la Universidad expidió el Acuerdo Superior 07 para garantizar la participación de la comunidad académica en procesos de toma de decisiones.
Esto implica:
- Participación colegiada: (Consejo Superior, Consejo Académico, Consejos de Facultad y de Escuela de Posgrados, Comités Curriculares, entre otros), con evidencias de las actas en las cuales se ha hecho este ejercicio.
- Espacios de socialización: El Departamento de Gestión Humana, en Coordinación con la Dirección de Planeación, hará la programación respectiva y la sistematización de las jornadas con la evidencia de los participantes, temas tratados y resultados.
- Construcción participativa: con liderazgo de los jefes de las funciones sustantivas, respetando los espacios de participación colegiada (comités y consejos).
- Procedimiento para legitimación de las decisiones, así:
Planeación del proyecto, plan o reglamento. Evidencia: documento inicial.
Discusión de la propuesta en grupo inicial. Evidencia acta.
Presentación de propuesta a cuerpos colegiados. Evidencia actas
Consolidación de ideas. Evidencia documento de consolidación.
Consulta para concepto superior. Evidencia documento remisorio.
Socialización propuesta final. Evidencia acta.
Remisión para aprobación. Evidencia documento remisorio.
Por su parte el Acuerdo Superior 08, determina políticas institucionales frente al marco normativo complementario interno.
Sobresale:
- Justificación de la necesidad de crear o modificar una norma (resolución, acuerdo superior, acuerdo académico), lo que corresponda a consejos de facultad o comités curriculares.
- Control de legalidad por la unidad en la que se ubique la temática de la norma (contables, tributarias, laborales, entre otras).
- Respecto de la formulación de normas serán realizadas por la unidad competente y en la materia que le corresponde. Por ejemplo, investigaciones frente a reglamentación de investigación, siempre que surta el proceso establecido en el Acuerdo Superior 07 de socialización y construcción participativa en los diferentes órganos colegiados.
También se establecen los procesos de aprobación, comunicación, actualización, seguimiento, conocimiento de la comunidad educativa frente a las nuevas normas.
De igual manera, establece mecanismos permanentes de evaluación de los reglamentos por los líderes de las funciones sustantivas o de apoyo administrativo para proyectar modificaciones o nuevas normas.
La universidad, con base en las dos normas anteriores, cuenta con un formato de Creación, Modificación o Derogatoria de Reglamentos Internos, versión 1, código FO-DE-290, del 22 de julio de 2021, el cual se aplica para reglamentos, bien por vía de resolución rectoral o acuerdos superiores o académicos, como: reglamentos académicos, docente, interno del trabajo, PEI, Plan de Desarrollo, lineamientos o reglamentos generales frente a las funciones sustantivas. No procede para reglamentaciones de trámite, de carácter particular, como: incrementos, costos pecuniarios, registros calificados, planes de estudio, o que reglamenten situaciones de orden administrativo, caso en el cual se buscará el consenso pero con conceptos técnicos de expertos (laboral, tributario, contable, entre otros).
Finalmente, el formato debe diligenciarse con las diferentes evidencias de construcción participativa, socialización previa y adjuntarse las evidencias de actas que en conjunto constituyen la "biografía u hoja de vida del acto administrativo o reglamento interno", que deberá radicarse junto con el texto de la norma aprobada.
En el último considerando de cualquier norma deberá registrarse la trazabilidad que dé cuenta de la construcción participativa y espacios de socialización con descripción narrativa de las instancias, fecha y número del acta de la sesión respectiva.
Esperamos que estos lineamientos orienten frente a propuestas de creación o modificación de reglamentos internos.
Se adjunta formato de creación de normas y acuerdos superiores 07 y 08 del 17 de marzo de 2021, para lectura, análisis y aplicación.
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