Preguntas auditores externos HABEAS DATA  

• ¿Qué es el Habeas Data?

El Habeas Data es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en centrales de información. Este derecho está regulado por la ley 1266 de 2008.

• ¿Cuál es el tratamiento de datos que realizará La Universidad Católica Luis Amigó?

En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de acuerdo con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, La Universidad Católica Luis Amigó realizará las operaciones que incluyan recolección de datos, su almacenamiento, usos, circulación y supresión de datos. El tratamiento de datos se realizará exclusivamente para los fines autorizados, previstas en el presente manual de políticas, en las Leyes que regulan la actividad de la Universidad Católica Luis Amigó y las derivadas de obligaciones contractuales de la intitución.

• ¿Qué puede hacer cuando su información es utilizada para fines distintos a los autorizados?

"Cuando usted autoriza el tratamiento de su información personal, éste debe realizarse con unos fines específicos que se le deben informar. Según este principio, si su información es utilizada para fines distintos a los autorizados, usted podrá acudir ante la Superintendencia sin necesidad de hacer reclamación previa ante la fuente o el operador de la información. En igual sentido, si su información es utilizada por personas no autorizadas, también puede ejercer el derecho de Habeas Data ante la Delegatura de Protección de Datos Personales."

• ¿Cuál es la importancia de los datos personales?

Su importancia radica en que la información personal puede ser utilizada para varios fines, como la comercialización, la vida laboral, e incluso para cometer delitos, ya que su identidad puede ser suplantada si es que se tiene acceso a la información adecuada.

• ¿Qué son los datos personales?

Es cualquier información concerniente a personas físicas, que tenga carácter de privado, que esté ligada a su intimidad y que toque temas susceptibles de discriminación, como orientación sexual, religiosa, étnica, entre otros.

• ¿Quién es el titular de la información?

Es la persona física cuyos datos son objeto de tratamiento.
Si usted es titular de la información debe:
Tener claridad de dónde se encuentran sus datos personales actualmente
Saber quién custodia sus datos personales.
Conocer qué personas tienen acceso a su información personal
Conocer los mecanismos legales con que puede defender sus derechos de información ante las entidades ya sea públicas o privadas
Identificar sus bases de datos
Entender que su información constituye un derecho y sobre ella usted tiene el poder de decidir, quién la tiene, en qué condiciones la tiene y hasta cuándo la tiene.

• ¿Que mecanismos debe adoptar La Universidad Católica Luis Amigó como responsable del tratamiento de datos personales?

• El aviso de privacidad

• El procedimiento para obtener la autorización del titular previo al inicio del tratamiento.

• Herramientas que garanticen condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

• Medidas tecnológicas para proteger los datos personales y sensibles.

• Manual interno de políticas y procedimientos para cumplir con la Ley sobre protección de datos.

• Con relación al título noveno de la política de tratamiento de datos en la Universidad Católica Luis Amigó ¿cómo se maneja el tema de los datos que se recolectan en las ferias a los menores de edad? porque precisamente dice este inciso que debe haber debida autorización de padres o acudientes.

R/ En virtud de que se presenta una colisión entre dos normas jurídicas de igual jerarquía constitucional debe resolverse de forma que logre la óptima eficiencia de las mismas. Derechos fundamentales en colisión Ley de Habeas Data de Tratamiento de Datos Personales y Derecho a la Educación.

En la Universidad Católica Luis Amigó aplicaremos el principio de armonía y se buscara teniendo en cuenta el criterio de la interpretación del artículo 8 del Código de Infancia y Adolescencia el interés superior del adolescente. Cuando se trate de datos personales de un adolescente por parte de una institución de educación superior a fin de brindarle información sobre los programas que ofrece y en general información que tenga como finalidad el derecho a la educación de los adolescentes, es posible que la autorización previa la otorgue directamente el estudiante.

• Como se procede en una investigación con los datos de trabajo de campo (entrevistas y encuestas)

R/ Teniendo en cuenta la Ley de Datos Personales 1581, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 en su Artículo 13 y la Política de Tratamiento de Datos que rige la Universidad Católica Luis Amigó, en virtud de lo anterior le informamos que:
1.      Ya no es suficiente con la autorización del consentimiento informado que obtenemos de las personas con las cuales adelantamos recolección de datos en trabajos de campo de las investigaciones.
2.      Se deberá tener un formato de Tratamiento de Datos Personales el cual deberá regirse por los principios de finalidad, legalidad, veracidad, transparencia, accesibilidad, seguridad y confiabilidad de los datos obtenidos.
3.       Para el caso de manejo de datos sensibles se debe contar con cuidados especiales.
4.      Para recolección de datos de menores de edad, se deberá contar con la autorización de un representante legal, tutor o apoderado.

• Procedimiento de destrucción de bases de datos – Cuando una unidad ya no vaya a utilizar más la base de datos como hace su respectiva devolución y la constancia de que ya no será más responsable de esta base de datos?

R/ Se deberá realizar con alguna frecuenta las jornadas de supresión de unidades documentales y de datos personales con su respectivo inventario.

• Cuando una unidad consulta en línea la base de datos, los manipula pero no los copia, sino que los deja nuevamente en el servidor de Registro Académico no tiene encargo de base de datos?

R/ En la Política de Tratamiento de Datos Personales en la Universidad Católica Luis Amigó numeral Décimo Tercero dice cómo debe circular y como se usan los datos personales en la institución.

Lo que si se modifica es el uso y creación de las bases de datos personales que deben ser registradas ante la SIC en noviembre de 2016.  Por lo anterior toda base de datos que no haya sido reportada es considerada ilegal ante la Ley 1581 de 2012 y una práctica no autorizada por la Universidad Católica Luis Amigó. 

• La utilización de formatos en cartelera para inscripción a corsos vacacionales como se deben manejar, pues allí aparecen datos personales. Nombre, tel, C.C.

R/ No se deben utilizar sino nombres y correos electrónicos, lo anterior siguiendo las orientaciones de la Política de Tratamiento de Datos Personales en la Universidad Católica Luis Amigó numeral Décimo Primero literal a, el cual nos faculta para tener contacto permanente con las personas con que tenemos relación contractual por el vínculo del contrato académico.

• Los amparos en el contrato académico nos dan permiso de tratar que tipo de datos –nombre, teléfono, C.C., correo? Cuál más?

R/ Cuando el titular adquiere la relación e estudiantes debidamente legalizado por la inscripción, matrícula y pago de semestre se entiende que existe una relación contractual y sus datos se convierten en semipúblicos.

De lo anterior y siguiendo las orientaciones de la Política de Tratamiento de Datos Universidad Católica Luis Amigó en la cláusula Décimo Primera donde queda explícita la autorización del alumno por el contrato académico que se firma entre las dos partes, en virtud de lo anterior los titulares de los datos autorizan a la Fundación Universitaria Luis Amigó el tratamiento de sus datos personales para ejecutar y cumplir los contratos, acuerdos y convenios destinados a la prestación de servicios y al giro ordinario de los negocios de la institución.

• ¿Se le puede dar información a los padres y acudientes sobre el estudiante de la Universidad Católica Luis Amigó?

R/ Amparados en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y la Política de Tratamiento de Datos de la Universidad Católica Luis Amigó no es posible suministrar ninguna información del estudiante de nuestra institución que es mayor de edad y cuyos datos están resguardados por los amparos que le otorgan dichas normas. 

Para poder suministrar información del estudiante a sus padres o acudientes de los estudiantes nos debe dar su autorización, expresa ya sea por alguno de los siguientes medios, correo, teléfono o comunicación escrita firmada por él. 

• Para el caso de trasmisión y transferencia de datos personales por parte de la Universidad Católica Luis Amigó: dada las relaciones que tiene cualquier titular de datos personales con la Fundación Universitaria Luis Amigó, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior cumpliendo con la normatividad que se exija para el caso. El titular de datos personales acepta esta política y autoriza expresamente a la Universidad Católica Luis Amigó para transferir la información, obligándose ésta a mantener la confidencialidad de la misma y adoptando los mecanismos necesarios para que terceros que reciben la información observen la presente política y la utilicen de manera exclusiva para asuntos directamente relacionados con el vínculo que sostienen con la Universidad Católica Luis Amigó, sin que pueda ser usada para fines diferentes.

R/ La Universidad Católica Luis Amigó también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria, fiscal, entre otras)

También podrá hacerlo con terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes en cuanto sea necesario o apropiado para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia, para cumplir con procesos jurídicos, para responder las solicitudes de las entidades públicas y del gobierno y para responder las solicitudes de las entidades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia, para hacer cumplir nuestros términos y condiciones, para proteger sus operaciones, para proteger sus derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros y obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

R/ Como responsables de las bases de datos de la institución es deber nuestro con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y ciñéndonos a sus principios. 

Le solicitamos que nos indique para que será utilizada, los datos que se requieren. Además solicitar a Confecoop Antioquia su política de Tratamiento de Datos Personales. 

Confecoop se obliga  a mantener la confidencialidad de la misma y adoptando los mecanismos necesarios para que terceros que reciben la información observen la presente política y la utilicen de manera exclusiva para asuntos directamente relacionados con el vínculo que sostienen con la Universidad Católica Luis Amigó, sin que pueda ser usada para fines diferentes.

Agotada esta instancia con el mayor de los gustos le autorizaremos el envío de datos. 

• ¿Quisiera saber cómo proceder cuando en consulta psicológica atiendo niños y los profesores del colegio solicitan al final del proceso un informe. Es algo que suele ocurrir con frecuencia cuando se trabaja con niños remitidos por los profesores?

R/ En virtud de lo expuesto en el artículo ocho (8) del Código de Infancia y Adolescencia, la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales en su artículo siete (7) y la cláusula novena de la política de tratamiento de Datos Personales Universidad Católica Luis Amigó, no es posible entregar información de datos personales de menores de edad a otras personas que no sean sus padres, quienes tengan su patria potestad  o su representación legal. 

Lo anterior debido a que ni el profesor, ni el establecimiento educativo están facultados para otorgar autorización para el tratamiento de los datos personales del menor, se deberá antes de iniciar la consulta psicológica tener la autorización de alguno de los ya mencionados para entregar datos personales, con los datos sensibles se debe tener mayor prudencia. 

• ¿La recolección de datos referentes a salud o mental como se deben tratar?

R/ El tratamiento de datos personales relativos a la salud física o mental se puede recolectar y tratar siguiendo los parámetros del secreto profesional, la normativa específica y la normativa de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. En todo caso se deberá pedir autorización expresa para el tratamiento de datos personales. Y se deberán adoptar seguridades especiales cuando se obtengan datos sensibles de los pacientes.

• Desde Admisiones y Registro Académico, en Medellín, y las secretarias académicas en Centros Regionales, día a día hacemos rectificación  de datos personas a solicitud de los estudiantes ¿De acuerdo a esta directriz entonces ya no lo podríamos seguir haciendo. (datos objeto de modificación dirección, celular, correo electrónico y la autorización de envío de información)

R/ Siguiendo los lineamientos del Decreto 1377 en su artículo 13 que literal mente describe las políticas que debe  seguir el Responsable y/o Encargado de tratamiento de datos personales para conseguir la autorización para el tratamiento de datos y lo preceptuado en la cláusula décimo primera de la Política de tratamiento de datos Universidad Católica Luis Amigó la cual orienta sobre el tratamiento a que serán sometidos los datos de los titulares con los cuales tenemos de por medio un contrato académico.

Esta política fija los referentes para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, transferencia, intercambio y transmisión de datos personales y los compromisos que asume la Universidad Católica Luis Amigó y quienes sirven en ella para el tratamiento de la información personal obtenida en virtud de su actividad académica, laboral, comercial y cultural en donde la Institución actúa como responsable del trato de la misma. 

Por lo tanto la actividad que vienen realizando en el Departamento de Admisiones y Registro Académico en Medellín, y las secretarias académicas en Centros Regionales se puede seguir realizando únicamente incluiremos en el momento de recolección de datos sea en formato físico o digital el texto de tratamiento de datos donde el titular nos da su autorización. Este será el texto. 

Aviso de privacidad
La Universidad Católica Luis Amigó como Institución de Educación Superior, sin ánimo de lucro, con Personería Jurídica otorgada mediante Resolución MEN 17701 del 9 de noviembre de 1984, domiciliada en la ciudad de Medellín, ubicada en la dirección transversal 51ª No. 67B-90, en la ciudad de Medellín y en el número telefónico (4) 448 76 66, en su condición de responsable o encargado del tratamiento de datos de carácter personal obtenidos de sus usuarios, proveedores, contratistas, clientes y en general de todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales, les informa que el tratamiento de datos personales bajo su custodia, se realiza con base en lo dispuesto por Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013.
Los titulares de datos personales contenidos en bases de datos de la Institución, pueden solicitar la suscripción, cancelación, corrección o actualización de los mismos, en los términos dispuestos por las normas aludidas, y de acuerdo con lo previsto en las POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y LEY DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES, que puede ser consultado en el sitio web www.funlam.edu.co en el link Protección de datos personales.
En cumplimiento de dichas normas se han adoptado las medidas de tipo legal, técnicas y organizacionales necesarias para evitar la pérdida, acceso o alteración de los datos personales a los cuales da tratamiento, con el objetivo de garantizar la seguridad e integridad de los mismos.
Los titulares de la información, a través de la autorización conferida para el efecto, aceptan de manera libre, expresa e inequívoca el tratamiento de sus datos personales por parte de la Institución para el cumplimiento del objeto de la prestación de servicios educativos y académicos, finalidades laborales, comerciales, investigativos, formativas o científicas e informativos.

•  En el caso de las fotografías y videos de personas que por ejemplo se incluyen en los informes de los proyectos y algunos casos especiales de formación ¿cómo debemos proceder?

R/ Respecto de las imágenes en video o registros fotográficos se deberá tener autorización previa del titular, pues se entiende que este es un dato personal que deberá tener tratamiento adecuado de datos desde la Ley 1581 de 2012, invocando los principios de finalidad y libertad que serán acatados por el Responsable o Encargado de tratamiento de datos.

La persona que da su consentimiento podrá en cualquier momento revocar su utilización para lo  cual se deberán tomar las medidas necesarias.

Es libre la publicación de retrato o video cuando se relacione con fines científicos, didácticos y en general culturales, o con hechos o acontecimientos de interés público o que se hubieren desarrollado en espacios públicos.

•  Casi semanalmente son requeridos a nuestra unidad informes de diferentes entidades de carácter estatal y gubernamental como Icetex, Municipio de Medellín, Gobernación de Antioquia, Fondo EPM, Sapiencia, etc, sobre los estados de matrícula, financiación, descuentos y otros  que incluyen datos de contacto de los estudiantes, en este caso no tenemos problema con seguir remitiendo esta información?

R/ Según la Ley 1581 de 2012 en su artículo 26, el Decreto 1377 de 2013 en su artículo 24 y la Política de Tratamiento de Datos de la Universidad Católica Luis Amigó décima tercera se contempla la posibilidad de transferencias y trasmisiones de datos con autoridades gubernamentales, públicas o de  otro tipo como (autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria, fiscal, entre otras)

Por lo tanto no hay problema con suministrar los datos personales cuando sea necesario siempre y cuando su finalidad este claramente relacionada con su actividad académica, laboral, comercial y cultural en donde la Institución actúa como responsable del trato de la misma.

Todo ello en virtud del vínculo contractual del contrato académico entre ambas partes que le da a la Universidad Católica Luis Amigó la facultad de tratar los datos personales de los titulares siempre bajo los principios legalidad y transparencia.

Lo ideal para evitar dificultades futuras sería solicitar copia de la política de tratamiento de datos de las entidades que nos solicitan datos y que el guardián de datos los archive y se envié copia al Oficial de datos, para una eventual visita de la SIC. 

• Cuando un padre de familia me solicita información de un alumno que debo hacer y más aún cuando interpone un derecho de petición para acceder a ella?

R/ Amparados en la Ley 1581 de Protección de Datos Personales de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 los cuales velan por la intimidad de la persona cuyo mandato constitucional esta expresado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

Y siguiendo los lineamientos de la Política de Tratamiento de Datos de la Universidad Católica Luis Amigó no es posible entregarle datos personales de nuestros alumnos, sin que él nos de su consentimiento previo, expreso e informado para suministrar sus datos que son responsabilidad de la Fundación Universitaria Luis Amigó.

A menos que el alumno(a) sea menor de edad y que éste acredite ser el representante legal, en ningún otro caso se podrán entregar datos personales de los alumnos.

Nota: Se deben seguir las instrucciones para dar respuesta a estos derechos de petición y se debe incluir este texto que aquí les redacto. 

• ¿Cómo se debe proceder con los datos solicitados para estadísticas institucionales o requeridas por parte del Estado?

R/ Amparados en la Ley 1581 de 2012 su Artículo 6°. Tratamiento de datos  en el numeral que aquí le cito se aduce la debida utilización de datos con fines estadísticos.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Además en la Política de Tratamiento de datos de la Universidad Católica Luis Amigó en su artículo Décimo también nos faculta para el tratamiento de datos con fines estadísticos.
En virtud de lo anterior me permito informar que los datos presentados en la planilla adjunta de Excel son datos estadísticos en los cuales no se pone en riesgo la intimidad de los titulares. Se pueden enviar los datos sin temor a incurrir en violación de habeas data de datos personales.
Eso sí deberemos tener muy claro la finalidad y el tiempo que serán utilizados, para su posterior eliminación.